Secrétaire Polyvalent - Gestion d'Agenda et Dossiers

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Vélizy-Villacoublay; On-site; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un agent administratif polyvalent pour assurer l’enregistrement du courrier, la gestion de l’agenda du CIJ et l’accueil des invités, en liaison avec les services internes.

Vous serez impliqué dans la gestion documentaire, le suivi des absences, le traitement des ordres de mission et l’ouverture des dossiers contentieux, avec orientation vers le travail en équipe et le sens du service public.

Qualifications

• Expérience administrative souhaitée.
• Capacité à gérer le courrier et les agendas.
• Bonne maîtrise des outils numériques et de la bureautique.

Responsibilities

• Enregistrer le courrier arrivée et préparer le courrier départ (papier ou numérique).
• Gérer la messagerie et la boite fonctionnelle du service.
• Participer à la gestion de l’information du CIJ en liaison avec la base aérienne.
• Gérer l’agenda du directeur du CIJ et les tâches afférentes.
• Participer aux plannings et à la comptabilisation des absences (SI Orchestra, Concerto et Gaëtan).
• Rédiger et établir les ordres de mission et assurer le suivi.
• Ouverture et traitement des dossiers de règlement des dommages et contentieux (SUDOCO II / SI CTX).
• Archivage du CIJ et exploitation des archives.
• Soutien à la cellule publications et répertoires INSEE.
• Gestion de l’accueil téléphonique et des invités/autorités.
• Suivi des stocks de fournitures et expression de besoins.
• Mise à jour de l’inventaire des biens.]

Skills

Polyvalent

Rigoureux

Organisé

Bon relationnel

Réactivité

Disponibilité

Maîtrise des outils numériques

Gestion administrative

Job description

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un agent administratif polyvalent pour assurer l’enregistrement du courrier, la gestion de l’agenda du CIJ et l’accueil des invités, en liaison avec les services internes.

Vous serez impliqué dans la gestion documentaire, le suivi des absences, le traitement des ordres de mission et l’ouverture des dossiers contentieux, avec orientation vers le travail en équipe et le sens du service public.