SECRETAIRE/AGENT ADMINISTRATION

Civils de la Défense - Ministère des Armées; Arrondissement de Toulon; On-site; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Job summary

La Civils de la Défense - Ministère des Armées cherche un(e) secrétaire/assistant(e) pour la PFC Sud. Sous l’autorité du chef de section, vous enregistrerez, classerez et diffuserez le courrier et gérerez la messagerie NEMO.

Vous assurerez la diffusion de l’information, le contrôle des documents et l’archivage, en respect des procédures et de la charte graphique. Des missions annexes incluent l’assistance à la direction et l’orientation des visiteurs.

Qualifications

• Maîtrise des outils de bureautique et des techniques de secrétariat.
• Sens de l’organisation et adaptabilité.
• Esprit d’équipe et aptitude à accueillir et renseigner le public.

Responsibilities

• Enregistrer, classer et diffuser le courrier départ et arrivé selon la procédure adaptée.
• Assurer la diffusion et la mise à disposition de l’information au sein de la PFC Sud.
• Traiter la messagerie NEMO et être le gestionnaire du portail NEMO.
• Tenir à jour le RPAA de la PFC Sud.
• Vérifier la conformité des documents et les traiter (mise à la signature et diffusion).
• Organiser le classement et l’archivage des documents courants.
• Assurer les travaux de reprographie et la destruction des documents selon la règlementation.
• Référent archives de la PFC.
• Gérer la réservation des salles de réunion et remettre les clés.
• Suppléance de l’assistante de direction et gestion des agendas et des demandes d’accès.
• Tenir à jour l’organigramme de la PFC Sud.
• Orienter les visiteurs ou les correspondants téléphoniques.

Skills

Bureautique

Secrétariat

Organisation

Esprit d'équipe

Accueil public

Job description

Vos missions en quelques mots

Sous l’autorité du chef de section vos missions principales seront :

• Enregistrer, classer et diffuser le courrier “ départ “ et “ arrivé “, selon la procédure adaptée à la nature et la classification du document.
• Assurer la diffusion et la mise à disposition de l’information au sein de la PFC Sud
• Traiter la messagerie NEMO, rédiger et envoyer des messages NEMO et être le gestionnaire du portail NEMO
• Tenir à jour le RPAA de la PFC Sud
• Vérifier la conformité des documents (respect de la charte graphique) et les traiter (mise à la signature et diffusion)
• Organiser le classement et l’archivage des documents courants.
• Assurer les travaux de reprographie, préparer les enregistrements de diffusion prévus et assurer la destruction des documents, selon la règlementation en vigueur.
• Référent archives de la PFC
• Gérer la réservation des salles de réunion sous sa responsabilité et remettre les clés

Vos missions annexes seront :

• Suppléance de l’assistante de direction : gestion des agendas, établissement des OM de la direction avec réservation de train ou d’avion, gérer les demandes d’accès pour la direction.
• Tenir à jour l’organigramme de la PFC Sud
• Orienter les visiteurs ou les correspondants téléphoniques en fonction de leur demande

Profil recherché

Vous maîtrisez les outils de bureautique ainsi que les techniques de secrétariat. Votre sens de l’organisation, votre adaptabilité, votre esprit d’équipe et votre aptitude à accueillir et renseigner le public sont des qualités indispensables pour occuper ce poste.