Secrétaire ou Assistant(e) de direction

L'ELVODY; Vire; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

L’EHPAD ELVODY et la résidence seniors « Les Logis d’Elvody » recherchent un(e) secrétaire/assistant(e) de direction en CDI à temps plein. Poste au sein d’une structure de 46 résidents en EHPAD et 30 logements en résidence services seniors.

Vous assurez l’accueil, la gestion administrative et le lien avec les familles, les résidents et les équipes. Une expérience polyvalente est appréciée et vous participerez activement à la démarche qualité et au suivi HAS.

Qualifications

• Formation en secrétariat ou gestion administrative souhaitée.
• Expérience administrative polyvalente appréciée.
• Bon relationnel et sens de l'accueil.

Responsibilities

• Accueillir les résidents et leurs familles, renseigner et orienter les interlocuteurs.
• Participer aux échanges et visites avec futurs résidents, locataires et proches.
• Contribuer à la commercialisation des chambres et logements.
• Constituer et suivre les dossiers des résidents et des locataires.
• Relier les services du Département pour le suivi des dossiers APA et ASH.
• Enregistrer les factures fournisseurs et assurer la facturation.
• Gérer les commandes de fournitures et du linge.
• Suivi administratif des dossiers salariés et recrutement.
• Participer à l’organisation des remplacements avec la direction et l’IDEC.
• Participer aux réunions, rendre les comptes rendus, diffuser l’information.
• Suivre la démarche qualité et préparer l’évaluation HAS.

Skills

Relations avec les personnes âgées

Organisation

Rigueur

Discrétion

Aisance rédactionnelle

Gestion administrative

Notions de comptabilité

Travail en équipe

Education

Formation secrétariat / gestion administrative

Tools

Pack Office ou équivalents

Job description

Secrétaire / Assistant(e) de direction EHPAD et Résidence Services Seniors (H/F)

CDI · Temps plein

L’EHPAD ELVODY et la résidence seniors « Les Logis d’Elvody », à Saint-Germain-de-Tallevende, Vire Normandie, recherchent un(e) secrétaire ou assistant(e) de direction.

Notre structure à taille humaine accueille 46 résidents en EHPAD et dispose de 30 logements en résidence services seniors.

Vous êtes dynamique, motivé(e), organisé(e) et aimez le contact ? Rejoignez notre établissement pour contribuer à son fonctionnement quotidien, en lien avec la direction et les équipes.

Vos missions

Accueil et relations avec les résidents et les familles

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs.
• Participer aux échanges et aux visites avec les futurs résidents, les locataires et leurs proches.
• Contribuer à la commercialisation des chambres et des logements.

Gestion administrative et comptable

• Constituer, actualiser et suivre les dossiers des résidents et des locataires.
• Assurer le lien avec les services du Département pour le suivi des dossiers d’APA et d’aide sociale à l’hébergement (ASH).
• Enregistrer les factures fournisseurs et assurer la facturation des résidents et des locataires.
• Gérer les commandes de fournitures administratives et participer aux commandes de produits d’entretien et de linge.

Appui à la gestion du personnel

• Assurer le suivi administratif des dossiers salariés : envoi, enregistrement et classement des documents.
• Participer au recrutement et à l’accueil des nouveaux professionnels.
• Participer à l’organisation des remplacements, en lien avec la direction et l’IDEC.

Participation à la vie de l’établissement et à la démarche qualité

• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.
• Contribuer à la bonne circulation des informations entre la direction et les équipes.
• Participer au suivi administratif de la démarche qualité et à la préparation de l’évaluation HAS : actualisation et classement des documents, rassemblement des éléments de preuve et suivi des actions.

Missions complémentaires pour le profil assistant(e) de direction

En complément, vous accompagnerez l’équipe d’hébergement dans son organisation quotidienne et le suivi de la qualité des prestations, sous la responsabilité de la directrice. Vous participerez également à l’élaboration et à l’actualisation des protocoles, à la révision du projet d’établissement et au suivi du plan d’amélioration de la qualité, en lien avec les professionnels concernés.

Votre profil

• Qualités relationnelles, sens de l’accueil et goût du contact avec les personnes âgées et leurs proches.
• Organisation, rigueur, réactivité et capacité à hiérarchiser les priorités.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Maîtrise des outils bureautiques et aisance rédactionnelle.
• Compétences en gestion administrative et notions de comptabilité.
• Intérêt pour la démarche qualité et le travail en équipe.

Une formation en secrétariat, en gestion administrative ou en assistanat de direction est souhaitée. Une expérience significative sur un poste administratif polyvalent sera également étudiée.

Pour le profil assistant(e) de direction, une aptitude à accompagner une équipe et à suivre des projets est attendue.