Secrétaire administrative (H/F)

Adef Residences; Paris; Hybrid; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Adef Residences recherche une secrétaire administrative en CDD pour assurer l’accueil et la gestion des documents des résidents et du personnel au sein de son EHPAD.

Le poste requiert une formation en secrétariat et idéalement une expérience dans le secteur médico-social. Vous travaillerez au sein d’une équipe pluridisciplinaire et dans un cadre associatif à taille humaine.

Qualifications

• Formation en secrétariat (Bac minimum), idéalement expérience dans le médico-social.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Bon relationnel et esprit d’équipe.
• Polyvalence et sens des priorités.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique et physique ainsi que le traitement du courrier et des mails.
• Gérer les dossiers administratifs des résidents (dont préadmissions).
• Participer au suivi administratif du personnel et à la gestion des plannings (absences, remplacements) en lien avec l’équipe.
• Assurer la saisie et le suivi des factures fournisseurs.
• Suivre les effectifs repas et transmettre les informations à la cuisine.
• Alerter la hiérarchie en cas de situation particulière et participer à la vie de l’établissement.

Skills

Rigueur et organisation

Discrétion et confidentialité

Bon relationnel et esprit d’équipe

Polyvalence et priorisation

Accueil téléphonique/physique

Gestion courrier et mails

Suivi des plannings et absences

Education

Bac minimum

Tools

NETSOINS

DECIDIUM

Job description

Nous recrutons un(e) Secrétaire administrative en CDD

EHPAD associatif accueillant 100 résidents, offrant un cadre de vie sécurisé, bienveillant et verdoyant. L’établissement accompagne des personnes âgées dépendantes, dont certaines atteintes de troubles cognitifs, en favorisant autonomie et qualité des soins.

Vos missions :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique ainsi que le traitement du courrier et des mails

• Gérer les dossiers administratifs des résidents (dont préadmissions)

• Participer au suivi administratif du personnel et à la gestion des plannings (absences, remplacements) en lien avec l’équipe

• Assurer la saisie et le suivi des factures fournisseurs

• Suivre les effectifs repas et transmettre les informations à la cuisine

• Alerter la hiérarchie en cas de situation particulière et participer à la vie de l’établissement

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un package attractif : primes (roulement, prime SEGUR, fin d’année, assiduité), CET (Compte Epargne Temps)

• Des avantages : mutuelle, participation transport, restauration sur place, salle de repos

• Un cadre de travail agréable au sein d’un établissement à taille humaine

• Une équipe pluridisciplinaire engagée et bienveillante

• Une structure associative solide, porteuse de valeurs humaines

Conditions de travail :

• 2 week-ends travaillés sur 4

Environnement informatisé :

NETSOINS, DECIDIUM

Formation :

Formation en secrétariat (Bac minimum), avec idéalement une expérience dans le secteur médico-social.

Qualités attendues :

• Rigueur et sens de l’organisation

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Bon relationnel et esprit d’équipe

• Polyvalence et sens des priorités