Secrétaire H/F

Beaune-Emplois; Nuits-Saint-Georges; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Horizon Job, réseau d'agences d'emploi en Bourgogne-Franche-Comté, recherche une personne organisée pour assurer le bon fonctionnement administratif et la coordination du service. Vous contribuerez a la fluidit des échanges et au respect des procs et délais.

Vos missions incluent l'accueil, la gestion du courrier, la rigure des documents et l'organisation des agendas, tout en garantissant une ri des demandes internes et externes.

Qualifications

• Maîtrise de l'accueil et du standard téléphonique.
• Bonne gestion du courrier et diffusion des informations internes.
• Rédaction, mise en forme et suivi de documents administratifs.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs avec professionnalisme.
• Gérer le courrier entrant et sortant et diffuser les informations internes.
• Rédiger et suivre documents administratifs, comptes rendus et courriers.
• Organiser les agendas, planifier les rendez-vous et coordonner les réunions.
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs.
• Suivre les demandes internes et externes avec réactivité.
• Préparer et suivre tableaux de bord, bases de données et outils de reporting.
• Veiller à la circulation de l'information entre les interlocuteurs du service.

Connaissances

Accueil client

Gestion planning

Rigueur

Rédaction

Archivage

Communication

Reporting

Description du poste

Présentation

Horizon Job est un réseau d'Agences d'emploi implanté en Bourgogne-Franche-Comté et en Auvergne-Rhône-Alpes. Retrouvez nos 6 Agences à Beaune, Dijon, Dole, Mâcon, Bourg-en-Bresse et Nuits-Saint-Georges. Nous sommes certifiés « Agences Parcours TH » par Cap Emploi, l'Agefiph et AKTO, ce qui signifie que nous avons dans chacune de nos Agences un Référent Expert Emploi & Handicap pour accompagner les Candidats qui ont une RQTH. Dans le cadre de sa démarche pour l'inclusion des Travailleurs en situation de handicap, Horizon Job étudie, à compétences égales, toutes les candidatures, dont celles de personnes en situation de handicap. Votre profil correspond à notre besoin. Uniquement sur rdv.

Responsabilités

Au sein de l'équipe, vous assurez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel du service. Vous contribuez à la fluidité des échanges, au suivi rigoureux des dossiers et à la qualité de l'accueil, tout en veillant au respect des procédures et des délais.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs avec professionnalisme et courtoisie.
• Gérer le traitement du courrier entrant et sortant, ainsi que la diffusion des informations internes.
• Rédiger, mettre en forme et suivre divers documents administratifs, comptes rendus et courriers.
• Organiser les agendas, planifier les rendez-voir et coordonner les réunions.
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs avec rigueur.
• Assurer le suivi des demandes internes et externes en garantissant une réponse fiable et rapide.
• Participer à la préparation et au suivi de tableaux de bord, bases de données ou d'outils de reporting.
• Veiller à la bonne circulation de l'information entre les différents interlocuteurs du service.

Profil recherché

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et dotée d'un excellent sens du service, capable d'assurer avec fiabilité l'ensemble des missions administratives et de coordination confiées. Véritable appui au bon fonctionnement du service, vous contribuez à la qualité de l'accueil, à la fluidité des échanges et au suivi précis des dossiers, dans le respect des procédures et des délais.

Compétences attendues

• Maîtrise de l'accueil physique et téléphonique, avec une attitude professionnelle, courtoise et adaptée à chaque interlocuteur.
• Bonne gestion du courrier entrant et sortant, ainsi que de la diffusion des informations internes.
• Capacité à rédiger, mettre en forme et suivre des documents administratifs, comptes rendus et courriers avec précision.
• Aisance dans la gestion d'agendas, la planification de rendez-voir et l'organisation de réunions.
• Pratique rigoureuse du classement, de l'archivage et de la mise à jour des dossiers administratifs.
• Capacité à assurer le suivi des demandes internes et externes avec réactivité et fiabilité.
• Participation à la préparation et au suivi de tableaux de bord, bases de données ou d'outils de reporting.
• Bonne circulation de l'information entre les différents interlocuteurs du service.

Qualités personnelles recherchées

• Organisation : vous savez structurer votre activité, anticiper les besoins et gérer plusieurs priorités simultanément.
• Rigueur : vous accordez une attention particulière à la précision, à la fiabilité des informations et au respect des consignes.
• Communication : vous vous exprimez avec clarté, écoute et professionnalisme, à l'écrit comme à l'oral.
• Sens du service : vous placez la qualité de la relation et la satisfaction des interlocuteurs au coeur de vos actions.
• Gestion des priorités : vous savez hiérarchiser les urgences et adapter votre organisation en conséquence.
• Discrétion : vous traitez les informations confiées avec confidentialité et discernement.