Secrétaire polyvalent(e) F/H

FONDATION DE L'ARMEE DU SALUT; Reims; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Nouvel Horizon recrute un secrétaire polyvalent en CDD pour renforcer le pôle administratif. Poste à temps plein, horaires fixes et rémunération selon convention CCN66.

Vous participerez à la gestion des dossiers de recrutement, l’accueil des salariés, la planification des réunions, et la coordination avec la RRH. Permis B exigé et BTS/Bac+2 requis.

Qualifications

• Diplôme BTS ou Bac+2 exigé.
• Permis B exigé.

Responsabilités

• Gestion des dossiers de recrutement: prise de rendez-vous et suivi.
• Accueil des nouveaux salariés: rédaction des mails et mise à jour des tableaux de bord.
• Organisation des réunions annuelles et convocation des participants.
• Gestion des congés et des absences: notes estivales et RTT des cadres.
• Organisation des formations: réservation billets et gestion des repas.
• Gestion des baux glissants et rédaction des avenants.
• Gestion de l’agenda de la Directrice et diffusion des notes de service.

Connaissances

Écoute active

Discrétion

Rigueur et organisation

Communication adaptée

Pack Office

Initiative

Formation

BTS / Bac+2

Outils

Pack Office

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement, Le Nouvel Horizon vous propose de rejoindre son pôle administratif en qualité de Secrétaire polyvalent(e) en Contrat à Durée Déterminée.

PERMIS B exigé

Gestion des dossiers de recrutement

• Prise de rendez-vous et suivi de ceux-ci,

• Préparation des dossiers d'entretien,

• Transmission des informations à la RRH pour réponse suite aux entretiens,

• Préparation des convocations pour embauche.

Accueil des nouveaux salariés

• Rédaction des mails pour annoncer l'arrivée du nouveau salarié,

• Mettre à jour les tableaux de bord correspondants et l'organigramme de la structure.

Organisation de la réunion annuelle d’expression des salariés

• Planification, convocations, suivi des participants

• Diffusion auprès des salariés après réponse de la Direction.

Gestion des congés et des absences

• Diffusion et affichage de la note des congés d’été et RTT des cadres.

Organisation des formations

• Réservation des billets de train et hôtel, gestion des repas pour formations internes,

• Lien avec les aides comptables et RRH par suite des confirmations de paiement,

• Gestion des tableaux de suivi en lien avec la RRH,

• Courriers de convocation aux salariés,

• Recherche de formations, prise de contacts pour demande de devis.

Baux glissants

• Centraliser les dossiers,Élaborer les contrats de sous-location,

• Faire les attestations lors de la remise des clefs,

• Créer les conventions tripartites, rédiger les avenants.

Gestion des heures de délégations en lien avec la secrétaire

• Centralisation des fiches, enregistrement, gestion et contrôle sur tableau de suivi.

Coordination des réunions CSE/ GRAND CVS

• Convocations, liste d'émargement, préparation des éléments pour la Direction.

Organisation des déplacements des membres de la Direction et des salariés (formations, déplacements Siège, ...)

Gestion de l’agenda de la Directrice

Notes de service et d’information

• Rédaction, mise en forme, affichage, diffusion auprès des salariés.

Élaboration et gestion de questionnaires satisfaction personnes accompagnées

Organisation des entretiens annuels et professionnels

• Programmation en lien avec les membres de la Direction, convocations, gestion et suivi.

Par ailleurs le descriptif de la fonction peut être modifié par la Directrice de l’Établissementsi nécessaire, avec notification écrite, tout en respectant l'essence de la fonction et la qualification.

Autres activités

• Traitement de diverses commandes de la Direction,

• Gestion du courrier, boîte mail générique,

• Collaboration avec les autres pôles et les partenaires extérieurs.

Horaire de travail : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 13h à 17h

Rémunération suivant convention CCN66

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

• Capacité d’écoute

• Discrétion en toute circonstance

• Rigueur et organisation

• Communication adaptée en fonction de l’interlocuteur

• Utilisation de l’outil informatique (Pack Office)

• Prise d'initiative

• Diplôme : Titulaire d’un BTS, Bac +2

Ces compétences sont votre plus grande force ? Alors ce poste est fait pour vous !

Difficultés et contraintes du poste

• Intégrer les priorités du service et les sollicitations des supérieurs hiérarchiques.

• Respecter les procédures mises en place dans l’établissement.

Ce que nous vous offrons :

• Travailler dans un environnement bienveillant et solidaire

• Faire partie d'une aventure humaine et professionnelle passionnante

• Possibilité de formation et de développement

Prêt(e) à relever le challenge ! Nous vous attendons.