Assistant Administratif H/F

Beaune-Emplois; Nuits-Saint-Georges; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Horizon Job recherche un(e) assistant administratif/ve pour un poste en agence à Nuits-Saint-Georges. Vous assurez l'accueil et le traitement des dossiers, rédigez des documents et garantissez le suivi des activités quotidiennes avec méthode et discrétion.

Vous serez en charge de la saisie des données et du calendrier des rendez-vous, tout en veillant à la fiabilité des informations et au respect des procédures internes.

Qualifications

• Expérience en accueil et gestion administrative souhaitée.
• Capacité à organiser et prioriser les tâches avec rigueur.
• Bonne communication écrite et orale.
• Maîtrise des outils bureautiques et saisie de données.
• Respect des délais et confidentialité.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique, répondre clairement.
• Gérer le traitement, le classement et l'archivage des documents.
• Rédiger et diffuser divers courriers et comptes rendus.
• Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs.
• Préparer les éléments pour le suivi des activités.
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Assurer la saisie et la mise à jour des données.
• Contribuer à la circulation de l'information entre interlocuteurs.
• Veiller au respect des délais et à l'exactitude des informations.

Connaissances

Accueil téléphonique et physique

Gestion administrative

Classement et archivage

Rédaction de courriers et documents

Saisie de données

Gestion d'agenda

Organisation

Rigueur

Communication

Gestion des priorités

Sens du service

Adaptabilité

Description du poste

Horizon Job est un réseau d'Agences d'emploi implanté en Bourgogne-Franche-Comté et en Auvergne-Rhône-Alpes. Retrouvez nos 6 Agences à Beaune, Dijon, Dole, Mâcon, Bourg-en-Bresse et Nuits-Saint-Georges.Nous sommes certifiés « Agences Parcours TH » par Cap Emploi, l'Agefiph et AKTO, ce qui signifie que nous avons dans chacune de nos Agences un Référent Expert Emploi & Handicap pour accompagner les Candidats qui ont une RQTH.Dans le cadre de sa démarche pour l'inclusion des Travailleurs en situation de handicap, Horizon Job étudie, à compétences égales, toutes les candidatures, dont celles de personnes en situation de handicap.Votre profil correspond à notre besoin.N'hésitez pas à venir nous rencontrer directement dans notre agence Horizon Job située au 52 Grande Rue, 21700 Nuits-Saint-Georges.Uniquement sur rdv

Au sein de l'équipe, vous assurez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement administratif quotidien. Vous contribuez à la fluidité des échanges, au suivi rigoureux des dossiers et à la qualité du service rendu, dans un environnement où la précision, l'organisation et le professionnalisme sont indispensables.

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs, en apportant une réponse claire et professionnelle aux demandes.
• Gérer le traitement, le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser divers courriers, comptes rendus et documents internes.
• Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs dans le respect des procédures établies.
• Préparer et contrôler les éléments nécessaires au suivi des activités courantes.
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, en veillant à la bonne coordination des agendas.
• Assurer la saisie et la mise à jour des données dans les outils de suivi dédiés.
• Contribuer à la circulation efficace de l'information entre les différents interlocuteurs internes et externes.
• Veiller au respect des délais et à la fiabilité des informations transmises.

Nous recherchons un professionnel ou une professionnelle doté(e) d'un solide sens de l'organisation et d'une grande rigueur, capable d'assurer avec fiabilité les missions administratives du quotidien. Vous évoluez avec méthode, discrétion et efficacité, tout en garantissant un accueil de qualité et une communication claire auprès de vos interlocuteurs.

Compétences attendues

• Accueil téléphonique et physique : vous savez recevoir, orienter et renseigner les interlocuteurs avec courtoisie, professionnalisme et sens du service.
• Gestion administrative : vous assurez le suivi des tâches courantes avec précision, dans le respect des procédures et des délais.
• Classement et archivage : vous organisez et structurez les documents de manière fiable afin de faciliter leur consultation et leur conservation.
• Rédaction de courriers et documents : vous rédigez, mettez en forme et diffusez des écrits administratifs avec soin, clarté et exactitude.
• Saisie de données : vous réalisez les saisies et mises à jour dans les outils dédiés avec attention et fiabilité.
• Gestion d'agenda : vous planifiez les rendez-vous, réunions et déplacements en assurant une coordination efficace des priorités.

Qualités personnelles recherchées

• Organisation : vous savez structurer votre activité, anticiper les besoins et gérer plusieurs tâches simultanément.
• Rigueur : vous accordez une attention particulière à la qualité des informations traitées et transmises.
• Communication : vous vous exprimez avec clarté, diplomatie et professionnalisme, à l'écrit comme à l'oral.
• Gestion des priorités : vous savez hiérarchiser les demandes et adapter votre action en fonction des urgences.
• Sens du service : vous placez la satisfaction des interlocuteurs au coeur de votre démarche.
• Adaptabilité : vous faites preuve de souplesse face aux imprévus et aux évolutions des besoins.