Secrétaire H/F

France Travail; Beauvais; Sur place; EUR 21 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

France Travail à Beauvais recherche un(e) employé(e) qualifié(e) pour assurer des missions d'accueil, de gestion administrative et de coordination des réunions dans le cadre des activités publiques et de sécurité.

Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers, le suivi des dossiers et la liaison avec les partenaires, avec rigueur et sens du service.

Qualifications

• Compétences en gestion administrative et orientation du public
• Capacité à classer, archiver et mettre à jour des dossiers et bases de données
• Gestion des agendas et organisation des rendez-vous
• Rédaction et suivi des courriers internes et externes

Responsabilités

• Gérer l'accueil physique et téléphonique et orienter le public
• Assurer l'enregistrement, le classement et la distribution du courrier
• Rédiger des courriers internes et destinés aux partenaires institutionnels
• Traiter les dossiers administratifs (contentieux, congés) et assurer le suivi des affaires réservées
• Participer à la planification, la préparation et le suivi des réunions
• Enregistrer, classer et distribuer le courrier et assurer la liaison courrier

Connaissances

Gestion administrative

Accueil du public

Classement de documents

Gestion des agendas

Mise à jour des dossiers

Description du poste

Vos activités principales :-

• Traiter les contacts du commandant de groupement et adjoints : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Apporter son appui dans la planification, la préparation et le suivi des réunions, participer à leur organisation
• Enregistrer, classer et distribuer le courrier
• Affranchir le courrier et assurer la liaison courrier
• Assurer le suivi de la messagerie organique
• Rédiger des courriers en interne et en direction des partenaires institutionnels, constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents, fonds documentaires)
• Traiter des dossiers ponctuels et assurer la gestion des affaires réservées
• Traiter des dossiers administratifs (contentieux, congés.)

Experience:

Débutant accepté

Compétences:

• Techniques de gestion administrative
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis:

B - Véhicule léger souhaité

Qualification:

Employé qualifié

Secteur d'activité:

Activités d'ordre public et de sécurité

Liste des qualités professionnelles:

• Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations.
• Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.