Assistante administrative (H/F)

MILLET INVESTIS; Vaulx-en-Velin; Sur place; EUR 24 000 - 25 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle d'entreprise

Remboursement des transports

Environnement de travail convivial

Résumé du poste

MILLET INVESTIS recherche une Assistante administrative à temps plein pour assurer le fonctionnement quotidien du service et soutenir la direction. Vous assurez l'accueil, la gestion des dossiers et le suivi des échéances.

Le poste en CDI 39 heures par semaine propose une rémunération entre 2 150 et 2 250 € brut mensuels, mutuelle d'entreprise, remboursement des transports et un cadre de travail convivial.

Qualifications

• Formation en administration ou domaine similaire.
• Une première expérience administrative est souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Outlook) et outils collaboratifs.
• Bonne expression écrite et orale en français.

Responsabilités

• Gestion administrative: accueil téléphonique et ponctuel accueil des visiteurs.
• Rédiger et mettre en forme des courriers et comptes rendus.
• Organiser et archiver les documents et dossiers.
• Mettre à jour bases de données et tableaux de bord.
• Suivi des dossiers et respect des échéances.
• Gestion des agendas et organisation des rendez-vous.
• Planifier réunions et déplacements professionnels.
• Suivi des fournisseurs et facturation.
• Établir les factures et suivre les paiements.

Connaissances

Accueil téléphonique

Rédaction courriers

Gestion agendas

Archivage numérique

Suivi dossiers

Facturation

Relation fournisseurs

Reporting

Formation

Formation en administration

Outils

Word

Excel

Outlook

IA / outils IA

Outils collaboratifs

Description du poste

Bonjour,Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une Assistante administrative H/F à temps plein pour rejoindre notre équipe.Rattachée à la direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif quotidien de l'entreprise et contribuez à la coordination des différentes activités.Vos principales missions :- Gestion administrative :Assurer l'accueil téléphonique et, ponctuellement, l'accueil physique des visiteurs.Réceptionner, traiter et classer les courriers et documents administratifs.Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, documents et supports administratifs.Organiser et assurer le classement et l'archivage des documents.Mettre à jour les bases de données, fichiers de suivi et tableaux de bord.Assurer le suivi des dossiers administratifs et veiller au respect des échéances.- Gestion des agendas et organisation :Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.Planifier les réunions et préparer les documents nécessaires.Organiser les déplacements professionnels et, si nécessaire, les réservations.Assurer le suivi des réunions et des actions à réaliser.Suivi des fournisseurs et facturationPréparer et suivre les commandes administratives.Etablir les facturesRéceptionner et contrôler les factures.Assurer le suivi des règlements et des échéances.Être en contact avec les fournisseurs et prestataires.Participer au suivi administratif des contrats et prestations.- Support à l'équipe et à la direction :Assurer un rôle de support administratif auprès des collaborateurs.Préparer différents documents et dossiers à la demande de la direction.Participer à l'organisation et au suivi des projets internes.Faciliter la circulation des informations au sein de l'entreprise.Effectuer toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement du service.Profil recherchéNous recherchons une personne organisée, rigoureuse, autonome et polyvalente, disposant d'un bon relationnel et d'un réel sens du service.Formation et expérience :Formation en administration, gestion ou domaine similaire.Une première expérience réussie dans un poste administratif est souhaitée.Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, IA, et outils collaboratifsUne bonne expression écrite et orale en français est indispensable.Qualités recherchées :Organisation et rigueurAutonomie et sens des prioritésDiscrétion et respect de la confidentialitéRéactivité et capacité d'adaptationBon relationnelEsprit d'équipeSens du service

Ce que nous proposons :Un poste en CDI à temps plein : 39 heuresUne rémunération de entre 2150 et 2250 € brut selon profil et expérienceMutuelle d'entrepriseRemboursement des transportsUn environnement de travail convivial

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 39H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2150.0 Euros à 2250.0 Euros
• Complémentaire santé

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer la confidentialité des données
• Classer des documents
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gestion des emails
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser l'accueil des visiteurs
• Préparer et suivre les dossiers de facturation
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux