Secrétaire du chef de service à la division quartier général

Civils de la Défense - Ministère des Armées; Versailles; Vor Ort; EUR 25.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Civils de la Défense - Ministère des Armées recherche un agent administratif

Vous assurez le traitement du courrier, la gestion d'agenda et l'appui administratif auprès des services de la SDPS, tout en veillant à la bonne diffusion des informations et à la traçabilité des réponses. Vous gérez les commandes de fournitures et assurez la suppléance du secrétariat, avec accueil des visiteurs et gestion des déplacements du SDPS.

Qualifikationen

• Discrétion et tact dans un environnement d’autorités.
• Sens pratique et esprit d’équipe.
• Bonne maîtrise de la suite bureautique.
• Intérêt pour les moyens informatiques et l’administration.

Aufgaben

• Traiter le courrier entrant et sortant des sections et du général SDPS.
• Assurer le suivi de l’agenda et diffuser les informations aux services.
• Gérer les commandes de fournitures de bureau et suppléer le chef de secrétariat.
• Diffuser les rendez‑vous majeurs de la SIMMT et suivre les absences.
• Accueillir les visiteurs et gérer les dépôts du SDPS et le véhicule.
• Participer à des formations Word/Excel/Outlook et logiciels spécifiques.

Kenntnisse

Curiosité professionnelle

Dynamisme

Sens du service et discrétion

Esprit d'équipe

Tools

Word

Excel

Outlook

Jobbeschreibung

Vos missions en quelques mots

Vous serez principalement chargé d’assurer le traitement du courrier des différentes sections de la division et ceux du général de la SDPS. Vous traiterez le courrier “arrivé” et “départ” au profit des entités rattachées dans les systèmes d’information (SI) dédiés ou manuellement selon les cas (vérification de conformité de la charte graphique des documents avant mise à la signature, gestion du RPAA…). Vous assurerez le suivi de l’agenda du général SDPS et du chef DIV/QG (AM1 de la SIMMT, chef d’emprise et COMILI de l’îlot 4) et appuierez le commandement administrativement dans le fonctionnement courant de la SDPS (diffusion d’ordres et informations, recueil et agrégation de réponses et contributions des services…). Vous assurerez la diffusion aux grands services de la SIMMT des rendez‑vous majeurs de la SIMMT et suivrez les congés/permissions du personnel du périmètre du secrétariat dans les SI. Vous réaliserez et assurerez également le suivi des commandes de fournitures de bureau et assurerez la suppléance du chef de secrétariat.

De plus, vous assurerez l’accueil des visiteurs, déposerez et récupérerez le SDPS à la gare ainsi que le véhicule du SDPS au garage.

Sur les besoins du poste, possibilité de suivre en interne ou externe des formations (initiation ou perfectionnement) liées à la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…) et logiciels spécifiques.

Profil recherché

Nous recherchons un fonctionnaire savoir faire preuve de curiosité, de dynamisme et de volontariat. Il serait apprécié d’avoir de réelles qualités relationnelles dans un environnement où discrétion, sens pratique et tact sont de mise, surtout à proximité physique de la direction et d’une multiplicité d’autorités. Avoir également un sens du travail en équipe, une appétence dans la mise en œuvre des moyens informatiques et une connaissance de la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…).