SECRETAIRE ASSISTANT AU COMMANDEMENT

Civils de la Défense - Ministère des Armées; Arrondissement de Toulon; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées recherche un agent secretariat polyvalent pour assurer les tâches quotidiennes du secrétariat, la mise en forme des documents et le filtrage du courrier.

Vous assisterez le chef de division dans le traitement des dossiers RH, gérerez les déplacements, l’archivage et contribuerez à la formation du personnel. Poste exige organisation, rigueur et réactivité.

Qualifications

• Formation ou expérience dans le secrétariat ou la gestion RH.
• Compétences en organisation et méthode requises.
• Rigueur et réactivité indispensables.

Responsibilities

• Réaliser les tâches courantes du secrétariat (communication, mise en forme, filtrage, reprographie, etc.).
• Assister le chef de division dans le traitement des dossiers RH du personnel civil.
• Gérer les déplacements du personnel : ordres de missions, hébergement, véhicules, saisie dans CHORUS DT.
• Participer au management de l’information pour l’état‑major.
• Assurer le suivi des échéances des dossiers confiés.
• Manipuler les outils de gestion électronique de documents.
• Suivre les archives de l’état‑major avec le service historique de la défense.
• Former le personnel nouvel arrivant et suppléer les autres secrétaires.

Skills

Bureautique / MS Office

Organisation

Rigueur

Réactivité

Gestion RH

Education

Formation secrétariat / gestion RH

Tools

CHORUS DT

Job description

Vos missions en quelques mots

Plus particulièrement, vous :

• Réaliserez toutes les tâches courantes de secrétariat (communication, mise en forme, filtrage, reprographie, etc…)
• Assisterez le chef de division dans le traitement des dossiers administratifs relatifs à la gestion RH du personnel civil de l’état-major
• Participerez au traitement des déplacements des personnels (préparation ordres de missions, réservations hébergement, véhicules, saisie dans CHORUS DT, etc…), en relation avec le bureau “affaires générales” de la division
• Participerez au traitement du management de l’information au profit de l’état-major
• Assurerez le suivi des échéances des dossiers confiés
• Manipulerez les outils de gestion électronique de documents
• Assurerez le traitement et le suivi des archives de l’état-major en relation avec le service historique de la défense

En outre, vous participerez à la formation du personnel nouvel arrivant du secrétariat général et suppléerez, en cas de besoin, les autres personnels du secrétariat.

Profil recherché

Vous maîtrisez les logiciels de bureautique et avez une formation et/ou une première expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion RH. Vous êtes organisé et méthodique. Rigueur et réactivité dans le travail sont indispensables à l’exercice de vos missions.