Standardiste Assistante - Assistant du Bureau Logistique Agente - Agent d'Accueil H/F

Tbs Travaux Batiment Services; Saint-Étienne; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

Groupe RIFSEEP au sein du service logistique - immobilier recherche un agent administratif pour assurer l'accueil, la gestion du courrier et des archives au sein de la préfecture et des DDI.

Vous travaillerez en équipe, selon un planning établi à l'avance, gérerez les stocks, les fournitures et contribuerez à la qualité des services publics en contact direct avec les usagers.

Qualifications

• Compétences en informatique et bureautique requises.
• Aptitude à accueillir et orienter le public.
• Esprit d'équipe et capacité d'organisation.
• Savoir rédiger des documents et comptes rendus.

Responsibilities

• Assurer l'accueil téléphonique de la préfecture et du conseil départemental et orienter les usagers.
• Mettre à jour les annuaires des élus et des services et publier les informations sur MUST.
• Effectuer les extractions des statistiques mensuelles.
• Gestion du courrier arrivée et départ et publication au recueil des actes.
• Orientation et information de premier niveau du public et suivi des réservations.
• Approvisionnement et suivi des stocks de fournitures.
• Suivi des archives et inventaire du mobilier.

Skills

Informatique bureautique

Accueil téléphonique

Savoir travailler en équipe

Rédaction

Job description

Groupe RIFSEEP : 1Vos activités principalesLe titulaire du poste fait partie d'une équipe, il assure les missions listées ci-dessous en lien avec ses collègueset selon un planning établi au moins un mois à l'avance :1) Standard préfecture et département:- Assurer l'accueil téléphonique de la préfecture et du conseil départemental: recevoir, traiter et acheminer les appels téléphoniques, répondre aux appels du public et les orienter dans les services, renseigner les usagers sur diverses questions simples (numéros de téléphones, horaires, tarifs, démarches dématérialisées,...)- Mettre à jour les annuaires des élus, des agents.es de la préfecture, du SGCD et des DDI, du document unique et des informations publiées sur MUST (permanences,...)- Effectuer les extractions des statistiques mensuelles2) Gestion du courrier:- Gestion du courrier arrivée et du courrier départ- Publication au recueil des actes administratifs3) Accueil général préfecture et département et/ou DDI :- Orientation et information de premier niveau du public dans le respect des instructions et référentiels qualité en vigueur (Qual-e-ATE) pour la préfecture- Suivi des réservations de salles de réunions- Suivi des données statistiques- Premier accueil téléphonique/physique et orientation des usagers vers les services- Appui au gestionnaire parc auto4) Gestion des fournitures administratives:- Approvisionnement et suivi des stocks5) Suivi des archives du périmètre SGCD:- Lien avec les différents services et les archives départementales6) Assurer la gestion de l'inventaire:- Suivi du mobilier des résidences préfectorales à partir du logiciel TELEINVSpécificités du poste / Contraintes / SujétionsVotre environnement professionnelActivités du serviceLe service logistique - immobilier est composé de deux bureaux.Les missions du bureau logistique couvrent la gestion du parc automobile, de l'accueil, du courrier, des archives, des fournituresComposition et effectifs du serviceLe bureau est composé d'un chef de bureau (catégorie A), d'un agent de catégorie B adjoint au chef de bureau et de 10 agents de catégorie CCaractéristiques du posteManutention de cartons de papier et fournituresPermis B obligatoire, conduite sur véhicules thermiques, hybrides, électriques.Liaisons hiérarchiqueschef.fe du bureau logistique, chef.fe de serviceLiaisons fonctionnellesTous les services de la préfecture, des sous-préfectures et des DDITous les services déconcentrés de l'ÉtatLes collectivités territoriales départementalesLes archives départementalesLes usagers, autres préfectures, ...

Vos compétences principales mises en oeuvreVos connaissances techniques:Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requisApplication de la réglementation / niveau maîtrise - à acquérir Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requisSavoir-faire:Savoir accueillir / niveau maîtrise - requisSavoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requisSavoir s'organiser / niveau maîtrise - requisSavoir analyser / niveau maîtrise - à acquérirSavoir rédiger / niveau pratique - requisSavoir-êtreAvoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requisSavoir communiquer / niveau maîtrise - requisSavoir s'adapter / niveau maîtrise - requisSavoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requisAvoir le sens de la pédagogie / niveau pratique - requisVos perspectives:Poste qui permet d'acquérir une très bonne connaissance des missions des différentes administrations, de l'actualité des différents ministères, de développer ses capacités d'adaptation à des environnements professionnels différents, ainsi que ses capacités de travailler en équipe.