Secrétaire - Champagnole - CDI Temps Plein H/F

Adef Residences; Champagnole; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

Adef Résidences, association à but non lucratif, gère un EHPAD à Champagnole et recherche une secrétaire en CDI à plein temps. Vous contribuerez à l’accueil, à la gestion des dossiers et à la coordination des activités administratives de l’établissement.

Vous accueillerez les résidents et familles, gérerez le courrier, les dossiers et les remplacements du personnel, au sein d’une équipe pluridisciplinaire dédiée au bien-être des résidents.

Qualifications

• Titulaire du baccalauréat et idéalement une formation secrétariat.
• Bonne aisance relationnelle et écoute.
• Discrétion et confidentialité dans le traitement des informations.

Responsabilités

• Accueillir les résidents, familles et intervenants tant en personne qu'au téléphone.
• Traiter le courrier et les mails.
• Gérer les dossiers des résidents et mettre à jour les fichiers.
• Organiser et planifier les remplacements des salariés absents.
• Suivre les dossiers d’admission et préparer les préadmissions.
• Participer aux réunions et à la vie institutionnelle.
• Assurer le suivi RH (embauches, contrats, paie via logiciels).
• Contribuer au bon fonctionnement de l'équipe pluridisciplinaire.

Connaissances

Accueillir les résidents

Écoute active

Empathie

Discrétion

Maîtrise Pack Office

Formation

Baccalauréat

Outils

Pack Office

Description du poste

Et si c'était vous notre talent de demain ?REJOIGNEZ ADEF RESIDENCES, ACTEUR NATIONAL RECONNU DANS L'ACCUEIL ET L'ACCOMPAGNEMENT DE PERSONNES EN SITUATION DE DEPENDANCE,Adef Résidences, Association à but non lucratif, oeuvre depuis 31 ans avec environ 4 300 collaborateurs (filiales et associations connexes comprises) auprès des personnes âgées et handicapées pour leur offrir un cadre de vie chaleureux et adapté à leurs besoins. Adef Résidences gère 68 Établissements (dont 43Ehpad, 4 Résidences autonomie, 15 Établissements Handicap, 2 Établissements sanitaires, 3 centres de vacances adaptées). Afin de développer son activité, Adef Résidences a également créé 3 filiales en lien avec l'activité des établissements médico-sociaux :

• Algonis : Filiale informatique en charge du développement des infrastructures informatiques et de la maintenance informatique, intervient également dans les domaines de la domotique et des gérontechnologies
• Armonis : Organisme de formation et prestataire de services dans le domaine de l'évaluation (interne et externe) et de l'audit qualité
• Restonis : Société de restauration collective qui assure les prestations de restauration au sein des établissements médico-sociaux

Situé au coeur de la ville, notre nouvel EHPAD accueillera 97 résidents dont une unité protégée et une unité pour personnes handicapées vieillissantes. Construit dans une démarche Haute Qualité Environnementale (HQE), le bâtiment est évolutif pour répondre aux besoins du territoire et offrir une qualité de vie optimale aux résidents et aux professionnels. Nous recherchons un(e) Secrétaire en CDI plein temps. Et si c'était Adef Résidences qu'il vous fallait ? Trouvez enfin l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.

Mission :

• Accueillir les résidents, familles et intervenants extérieurs de l'établissement (accueil physique et par téléphone) ;
• Traitement du courrier et des mails ;
• Assurer la gestion des dossiers des résidents ;
• Organiser et planifier les remplacements des salariés absents, en l'absence des encadrants ;
• Assurer le suivi des dossiers de demande d'admission et préparer les dossiers des futurs résidents dans le cadre des visites de préadmission ;
• Assurer les visites d'établissement pour les futurs résidents et leurs proches ;
• Participer aux réunions et à la vie institutionnelle de l'établissement. Assurer le suivi RH de l'établissement (embauches, contrats de travail, saisies sur le logiciel de paie, visites médicales, gestion des dossiers du personnel, etc) ;
• Et bien sûr participer aux différents projets de l'établissement et vous épanouir au sein de notre équipe pluridisciplinaire tout en contribuant au bien-être et au confort des résidents.

• Titulaire du baccalauréat, idéalement complété par une formation dans le domaine du secrétariat.
• Une expérience dans le secteur médico-social constitue un atout.
• Doté(e) de qualités relationnelles, avec une réelle capacité d'écoute et d'empathie, permettant d'instaurer un climat de confiance avec les interlocuteurs.
• Faisant preuve de discrétion et de respect de la confidentialité dans le traitement des informations.
• Maîtrise des outils du Pack Office et aisance avec les outils bureautiques.