Secrétaire - Assistant Administratif Polyvalent H/F

SDI Ventilation; Richardménil; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

SDI Ventilation Group recherche un assistant administratif pour soutenir le siège, en Grand Est. Vous assurerez l’accueil, le secrétariat courant et l’organisation logistique, tout en coordonnant les dossiers avec les équipes et les prestataires.

Le poste exige rigueur, confidentialité et bonnes compétences organisationnelles pour gérer les communications internes, le tri du courrier et la gestion des réunions et déplacements.

Qualifications

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs.
• Rédaction de notes et courriers, tri et classement du courrier.
• Gestion logistique: achats, fournitures, suivi des commandes et liaison avec les prestataires.
• Organisation des réunions, déplacements et visioconférences.
• Suivi des dossiers administratifs et rédaction de comptes rendus.

Responsibilities

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires.
• Rédiger notes et documents, trier et archiver le courrier.
• Gérer les fournitures et le suivi des commandes en lien avec les achats.
• Organiser réunions, déplacements et visioconférences.
• Suivre les dossiers administratifs et rédiger les comptes rendus du groupe.

Skills

Accueil clientèle

Gestion administrative

Organisation

Rigueur et confidentialité

Job description

En appui de la Direction Générale, vous suivez les activités administratives transverses et opérationnelles du Siège de la HOLDING, en travaillant avec rigueur, sens des priorités et confidentialité que requiert le poste.

• Vos principales missions seront les suivantes :- L'accueil physique et téléphonique : Orientation et accueil des : visiteurs, clients, partenaires, transmission des appels téléphoniques et des courriels, filtrage et priorisation des différents messages.
• Le secrétariat courant : Collecte et tri du courrier, rédaction de notes, courriers et documents divers, recherche de documentations, aides aux autres services.
• L'organisation logistique : 1) Gestion des fournitures et suivi administratif des commandes en lien avec le responsable des achats, relations avec les prestataires externes liés au bon fonctionnement du bureau, ... 2) Gestion des réunions internes et externes, déplacements, rendez-vous et visio-conférence (réservation, pas, salles, ...)
• Le suivi des dossiers administratifs et la coordination avec les interlocuteurs : prises de notes, rédaction des comptes-rendus du Groupe, aide administrative sur les dossiers en cours (en collaboration avec le Dirigeant)
• La gestion et le suivi de dossiers généraux : Téléphonie Fixe & Mobile, Sinistres clients, ...