Assistant(e) de Direction et de Gestion Administrative H/F

SOCARENAM; Boulogne-sur-Mer; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

SOCARENAM recherche une personne en secrétariat de haut niveau, rattachée à la Direction Générale. Vous assurez l’interface entre la direction, les services, les clients et les partenaires, gérez l’agenda, préparez les dossiers et participez aux salons et évènements professionnels.

Vous serez amené(e) à traiter des demandes urgentes en garantissant la confidentialité, à rédiger des courriers et à suivre les dossiers administratifs et budgétaires.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des plannings
• Capacité à gérer des dossiers sensibles et confidentiels
• Aptitude à travailler avec des interlocuteurs internes et externes

Responsibilities

• Planification des rendez‑vous et organisation des réunions
• Organisation des déplacements professionnels en France et à l’international
• Rédaction et suivi des courriers et dossiers
• Préparation et mise en forme des offres commerciales avec les services transverses
• Suivi administratif et budgétaire des activités
• Accueil et transmission d’informations auprès des interlocuteurs internes et externes
• Organisation et participation à des salons et évènements professionnels

Skills

Gestion d’agenda

Rédaction de courriers

Organisation d’événements

Relation clients/partenaires

Suivi budgétaire

Communication interne

Microsoft 365

Tools

Microsoft 365

Job description

En lien étroit avec la Direction Générale de la société, vous facilitez l’organisation quotidienne et jouez le rôle d’interface entre la direction et les autres services, les clients et les partenaires. Vos missions :

Gestion d’Agenda et de planning :

• Planification des rendez-vous ;
• Organisation des réunions ;
• Organisation des déplacements professionnels en France et à l’international ;
• Traiter les demandes urgentes en garantissant la confidentialité.

Secréatariat de haut niveau :

• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers ;
• Préparation de dossiers et mise en forme de présentation ;
• Préparation / mise en forme des offres commerciales en lien avec les services transverses.

Suivi de projet & Gestion Adminsitrative :

• Participation à des dossiers transverses ;
• Commande des prestations en lien avec ses activités ;
• Assistance au suivi administratif des dossiers ;
• Suivi budgétaire de ses activités en lien avec la comptabilité.

Interface, évènementiel & Communication :

• Accueil physique et téléphonique (clients, délégations officielles, partenaires,...) ;
• Transmission de l’information et des consignes ;
• Représentation de la Direction auprès des interlocuteurs internes & externes ;
• Organiser, préparer et participer aux salons & évènements professionnels de l’entreprise (Logistique, prestataires, budgets…) ;
• Préparer les dossiers de presse et de communication internes / externes.