Assistant administratif (h/f)

Cyrillus; France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Cyrillus recherche un(e) secrétaire au sein de la Direction Déléguée Bâtiments et Logistique. Vous serez en charge de l'accueil, de la gestion des courriers et des diverses tâches administratives telles que le contrôle des pièces de sous-traitance et la préparation des certificats de libération. Il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise des outils administratifs et un sens de l'organisation pour assurer le bon fonctionnement des services. Un environnement dynamique vous attend.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique de la direction.
• Enregistrement et suivi des courriers entrants et sortants.
• Rédaction et suivi des litiges avec les entreprises.
• Contrôle des pièces de déclaration de sous-traitance.
• Préparation et classement des certificats de libération.
• Mise en signature et envoi des courriers administratifs.
• Rédaction de comptes-rendus de réunion et de chantier.
• Participation à la dématérialisation des courriers.
• Préparation du planning des congés et suivi.
• Archivage et réapprovisionnement en fournitures.

Description du poste

Au sein de la Direction Déléguée Bâtiments et Logistique, vous êtes en charge du secrétariat courant et du suivi administratif.

Responsabilités principales

• Accueil physique et téléphonique de la direction,
• Enregistrement des courriers entrants et sortants pour toute la direction, mise sous pli des courriers sortants et redistribution des courriers entrants aux différents services,
• Courriers du service comptable : relances auprès des fournisseurs sur la facturation, annulations des bons de commande, litiges avec les entreprises (rédaction, envoi, suivi et classement), …
• Contrôle des pièces de déclaration de sous-traitance, préparation du courrier d’agrément, envoi et classement,
• Préparation des certificats de libération des retenues de garantie, envoi et classement,
• Courriers du service parkings : contrôle de la conformité des contrats d’amodiation, mise en signature, envoi et classement,
• Courriers du service administratif et juridique : rédaction des comptes-rendus de réunion et de chantier,
• Participation à la mise en place de la dématérialisation des courriers de la direction sur l’outil XBus
• Courriers de la commission communale de sécurité : mise en signature des courriers et bordereaux d’envoi, envoi des dossiers ERP aux services instructeurs, envoi des récépissés, convocations, comptes-rendus de visite, autorisations de travaux et avis aux pétitionnaires, courriers divers et classement
• Préparation du planning des congés et suivi de la saisie dans le logiciel e-temptation,
• Etats des heures supplémentaires : édition, mise en signature, envoi et classement,
• Archivage,
• Réapprovisionnement en fournitures et consommables pour la direction (fournitures de bureau, etc.).