AGENT ADMINISTRATION

Civils de la Défense - Ministère des Armées; Clermont; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées recherche un agent polyvalent chargé de la gestion administrative, de l’accueil et du soutien opérationnel des équipes. Placé sous l’autorité du chef de pôle, vous gérerez le courrier, les informations, et le soutien téléphonique.

Le poste implique l’orientation des visiteurs, la gestion du personnel, la planification des agendas et l’appui à l’organisation de réunions et audits, avec un accent sur la confidentialité et le travail en équipe.

Qualifications

• Formation : Diplôme en secrétariat et administration.
• Expérience significative en gestion administrative et accueil du public.
• Maîtrise des techniques de secrétariat ; Bonne expression écrite et orale ; Connaissance des règles, protocoles et procédures du secteur ; Maîtrise du traitement de texte, Excel, Powerpoint et Canva.

Responsibilities

• Gestion du courrier et des informations via L. Nacre, Nemo et postal (réception, enregistrement, diffusion, classement).
• Soutien téléphonique et accueil du public; réception/diffusion d’informations; orientation et prise en charge des visiteurs.
• Gestion administrative du personnel : collationnement de l’effectif rationnaire; gestion des Demandes de Mise en Route et liquidation des retours.
• Soutien à la direction du Pôle : gestion des agendas, organisation de réunions et audits; initiation des demandes Eureka; appui logistique et comptes rendus.
• Gestion des moyens et indicateurs : commande, réception et stockage des fournitures; renseignement des tableaux de bord; archivage; programmation du pôle.

Skills

Gestion administrative

Accueil du public

Communication écrite et orale

Esprit d’initiative

Education

Diplôme en secrétariat et administration

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Canva

Job description

Vos missions en quelques mots

L’agent est placé sous l’autorité du chef de pôle. Le rôle est polyvalent, combinant gestion administrative, accueil et soutien opérationnel aux équipes.

1. Gestion du courrier et des informations :
   • Traitement du courrier entrant/sortant via L. Nacre, Nemo et postal (réception, enregistrement, diffusion, classement) ;
   • Soutien téléphonique, accueil du public, réception/diffusion d’informations ;
   • Orientation et prise en charge des visiteurs ;
2. Gestion administrative du personnel :
   • Collationnement de l’effectif rationnaire ;
   • Gestion des Demandes de Mise en Route (initiation des ordres de mission et liquidation des retours) ;
3. Soutien à la direction du Pôle :
   • Gestion des agendas du chef de pôle et de son adjoint ainsi que des programmations du pôle;
   • Initiation des demandes Eureka ;
   • Appui à l’organisation de réunions et audits (logistique, repas, comptes rendus des réunions du pôle).
   • Suivi de dossiers spécifiques sur demande.
4. Gestion des moyens et indicateurs :
   • Commande, réception et stockage des fournitures (bureau, entretien) ;
   • Renseignement des tableaux de bord (effectifs rationnaires, présences en restauration) ;
   • Archivage administratif et numérique ;
   • Programmation du pôle à partir des unités soutenues par le GSC.

Profil recherché

• Formation : Diplôme en secrétariat et administration.
• Expérience : Expérience significative en gestion administrative et accueil du public.
• Compétences techniques :
  • Maîtrise des techniques de secrétariat ;
  • Bonne expression écrite et orale ;
  • Connaissance des règles, protocoles et procédures du secteur ;
  • Maîtrise du traitement de texte, Excel, Powerpoint et Canva.
• Qualités personnelles :
  • Disponibilité, réactivité et sens de la confidentialité (indispensables) ;
  • Esprit d’initiative ;
  • Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.