Secrétaire au pôle administratif (IP) (H/F)

Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale; Paris; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Job summary

Direction de lAdministration Pénitentiaire - Administration Centrale recherche un agent du pôle secrétariat pour assurer lAccueil téléphonique, lEnregistrement et la répartition du courrier, ainsi que la préparation et la mise en forme de courriers et dossiers de travail.

Le poste exige polyvalence et rigueur, avec lorganisation des déplacements et la gestion informatique; présentation des tableaux de pilotage et archivage des documents.

Qualifications

• Bonne maîtrise Excel et Word.
• Adaptabilité aux nouvelles technologies.
• Savoir-être: sens du contact et de l’accueil, discrétion et réactivité.

Responsibilities

• Accueil et gestion des appels téléphoniques.
• Enregistrement et répartition du courrier.
• Préparation et mise en forme des courriers, notes, tableaux et dossiers de travail.
• Transmission des dossiers individuels des agents au pôle Personnel Administration Centrale.
• Organisation des déplacements des agents (ordres de mission, billets, hôtels).
• Gestion informatique (suivi des messages à diffuser).
• Classement et archivage des courriers et dossiers.
• Commandes de fournitures.
• Travaux divers de secrétariat (photocopies).
• Élaboration et suivi de tableaux de pilotage.

Skills

Sens du contact et de l’accueil

Discrétion

Réactivité et Adaptabilité

Rigueur et Organisation

Esprit d’équipe

Tools

Excel

Word

Job description

Les agents du pôle secrétariat de la sous-direction des missions remplissent les missions suivantes:

• accueil et gestion des appels téléphoniques


• enregistrement et répartition du courrier


• préparation et mise en forme des courriers, notes, tableaux et dossiers de travail


• transmission des dossiers individuels des agents des bureaux au pôle Personnel Administration Centrale


• organisation des déplacements des agents du bureau (établissement des ordres de mission, réservation des billets, hôtels…)


• gestion informatique (suivi des messages à diffuser…)


• classement et archivages des courriers et des dossiers


• commandes de fournitures


• travaux divers de secrétariat (photocopies…)


• élaboration et suivi de tableaux de pilotage

Une polyvalence est requise entre les différents agents du pôle secrétariat afin d’assurer la continuité du service en cas d’absence.

Conditions particulières d'exercice

Connaissances:

Bonne maîtrise Excel
Bonne maîtrise Word
Adaptabilité aux nouvelles technologie

Savoir-être:

Sens du contact et de l’accueil
Discrétion
Réactivité/Adaptabilité

Savoir-faire:

Rigueur et sens de l’organisation
Aptitude à travailler en équipe

Présentation de Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale

Direction de l'administration pénitentiaire - Administration Centrale