Secrétaire Administrative Polyvalente H/F

Noriance; Amiens; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

Noriance recherche un(e) chargé(e) administratif(ve) pour assurer la gestion des flux entrants et sortants, accueillir les visiteurs et téléphoner, et contribuer à la traçabilité des traitements administratifs.

Vous participerez au classement, à la numérisation, à l’archivage et au minutier, tout en assurant le support à l’équipe de direction et au service comptabilité centralisé.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel et Outlook.
• Aisance avec les outils informatiques, messagerie, numérisation et classement dématérialisé.
• Capacité à gérer le courrier entrant et sortant, le standard et les flux administratifs.

Responsibilities

• Respecter les procédures administratives internes et les consignes de traitement des flux.
• Garantir la confidentialité des informations.

Skills

Word

Excel

Outlook

Job description

Le/la chargé(e) administratif(ve) assure la gestion des flux entrants et sortants de l'office, afin de garantir la rapidité, l'uniformité et la traçabilité des traitements administratifs.Il/elle assure également l'accueil physique et téléphonique, contribue à la bonne orientation des interlocuteurs et participe à la qualité du service rendu pendant les horaires d'ouverture de l'office.Il/elle intervient enfin sur des missions techniques et administratives liées à la numérisation, au classement, au archivage, au minutier et au support de l'équipe de direction.

Missions principales et activités

• Accueil physique et téléphonique- Assurer l'accueil physique des visiteurs, clients, débiteurs, confrères, prestataires et autres interlocuteurs de l'office.
• Gestion des flux entrants- Administrer la boîte mails « contact » : lecture, qualification et redirection des messages au gestionnaire ou au service compétent.
• Gérer le courrier entrant : ouverture, tri, numérisation, indexation et dispatching selon les procédures internes.
• Numériser et classer les pièces dans les dossiers physiques et/ou dématérialisés afin de garantir leur traçabilité.
• Signaler les urgences, anomalies ou demandes particulières nécessitant un traitement prioritaire.
• Gestion des flux sortants et support comptable- Gérer le courrier sortant : édition, contrôle matériel, mise sous pli, affranchissement et préparation des envois.
• Assurer le relai avec le service comptabilité centralisé : numérisation des chèques, transmission au service compétent, classement par date de paiement, préparation des remises de chèques et gestion des remises d'espèces.
• Assurer la commande des fournitures de bureau et produits nécessaires au fonctionnement courant, ainsi que la tenue du suivi des stocks.
• Classement, archivage et minutier- Organiser l'archivage interne et externe des dossiers, pièces et documents administratifs, dans le respect des règles de conservation applicables.
• Sécuriser la gestion des archives vivantes et mortes par l'emploi des procédés informatiques et techniques en vigueur dans l'entreprise.
• Assurer la bonne tenue du minutier central et veiller à la fiabilité des classements réalisés.
• Support direction et missions spécifiques- Apporter un support administratif à l'équipe de direction : recherches, préparation, mise en forme ou transmission de documents.
• Rédiger les actes pénaux, selon les modèles validés et les consignes transmises.
• Participer à toute mission administrative ponctuelle nécessaire à la continuité de l'activité de l'office.

Compétences requises

Compétences techniques Qualités professionnelles

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.
• Aisance avec les outils informatiques, la messagerie, la numérisation et le classement dématérialisé.
• Capacité à gérer le courrier entrant et sortant, le standard et les flux administratifs.
• Connaissance des règles de classement, d'archivage et de conservation documentaire.
• Capacité à rédiger et mettre en forme des actes pénaux selon les modèles validés.
• Rigueur, fiabilité et sens du détail.
• Sens de l'organisation et capacité à prioriser.
• Autonomie dans l'exécution des tâches confiées et réactivité en cas d'urgence.
• Discrétion et respect strict de la confidentialité.
• Bon relationnel, esprit d'équipe et sens du service.

Responsabilités et exigences du poste

• Respecter les procédures administratives internes et les consignes de traitement des flux.
• Garantir la confidentialité des informations

Experience: 12 MoisCompétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documentsQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Activités juridiquesListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.