Secrétaire Administrative H/F

Club de Prevention la Spirale; Calais; On-site; EUR 18,000 - 24,000; Full time

Job summary

Club de Prevention la Spirale recherche un(e) employé(e) polyvalent(e) pour assurer l’accueil et la gestion administrative courante. Vous renseignerez les usagers, gérerez les communications et participerez au suivi des outils de gestion et des tableaux de bord.

Débutant accepté, vous serez formé aux procédures internes et travaillerez sur la gestion des documents, le classement, et la préparation des éléments liés à la facturation et à la trésorerie. Poste à pourvoir en France, Calais.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans l’assistance administrative.
• Gestion des emails et du standard téléphonique.
• Capacité à renseigner le public et à traiter l’information.
• Maîtrise de la rédaction de documents et de compte rendu.
• Confidentialité et gestion des dossiers administratifs.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique et physique et renseigner les usagers.
• Collecter, traiter et transmettre l’information (email/phone).
• Rédiger et produire des documents numériques attractifs.
• Réaliser des outils de suivi et des tableaux de bord.
• Préparer les opérations comptables et suivre la trésorerie.

Skills

Gestion administrative

Gestion des emails

Accueil et orientation

Veille législative

Archivage et classement

Gestion des agendas

Suivi des dossiers

Renseignement du public

Utilisation outils numériques

Education

Employé qualifié

Tools

Outils bureautiques

Job description

secrétariat - gestion - communicationAssurer un accueil téléphonique, physique et renseigner les usagersCollecter, traiter, transmettre et gérer l'information (téléphone, mail...)Saisir et produire des documents numériques les plus attractifs possibles, rédiger des comptes rendusRéaliser des outils de suivi de gestion, tenir des tableaux de bord et alerterPréparer les opérations comptables et réaliser un suivi de trésoreriePréparer les éléments liés à la gestion de la caisseGestion administrative et suivi des éléments liés au personnel (congés, formations...)Réaliser les recherches documentaires et assurer une veille législativeClasser les documents, informations et fonds documentaires d'une activité et en assurer l'archivageSuivre l'état des stocks et définir les besoins en approvisionnement

Experience: Débutant acceptéCompétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériquesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Autre accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants et d'adolescentsListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).