Secrétaire administratif.ve - Direction des départements UFR SESS-STAPS

Campus des Métiers et des Qualifications; Créteil; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur recherche un agent administratif pour assurer la gestion et le suivi des agendas, la rédaction de comptes-rendus et le soutien logistique. Le poste est ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou contractuels, avec une rémunération entre 1600 € et 1700 € mensuels en fonction de l'expérience.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
• Techniques d'élaboration de documents.
• Techniques d'accueil téléphonique et physique.

Responsabilités

• Assurer la gestion et le suivi des agendas, des échéances et des réunions.
• Rédiger des comtes-rendus de réunion.
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées au suivi des études.

Connaissances

Réactivité

Sens relationnel

Sens de l’organisation

Outils

Word

Excel

Messagerie électronique

Description du poste

Overview

L\'UFR des Sciences de l\'éducation, des sciences Sociales et des Sciences et techniques des activités physiques et sportives (SESS –STAPS) est géographiquement implantée sur deux sites de Créteil accessibles par la ligne 8 du Métro (Pyramide et Duvauchelle). Elle est composée de deux départements : SESS et STAPS.

L\'équipe pédagogique est composée d\'une centaine d\'enseignants permanents, plus de 200 vacataires chargés d’enseignement.

L\'équipe administrative est constituée de 32 personnels.

L\'activité du secrétariat s\'exerce sur le site de Pyramide, sous la responsabilité de la Responsable Administrative, en corrélation avec les responsable des services administratifs en lien fonctionnel avec la Direction de l’UFR et les deux directions de département de l’UFR auprès desquelles il assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique. Il réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et et des procédures.

MISSIONS

Activités principales :

• Assurer la gestion et le suivi des agendas, les échéances et les réunions
• Rédiger des comptes-rendus de réunion
• Assurer la gestion et le suivi des courriers électroniques, orienter les interlocuteurs et traiter le premier niveau des réponses
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne ; mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord ; mettre en forme des documents
• Assurer le soutien logistique de la direction

Activités essentielles :

• Réaliser des opérations de gestion administrative
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées au suivi des études
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, informations orales…), les reproduire et les diffuser
• Participer aux dossiers transversaux, notamment en cas de pic d’activité des services : polyvalence et compétences pour le travail en équipe.

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)

Rémunération selon la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation (ATRF) - Catégorie C et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1600 € et 1700 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)

Connaissances souhaitées

• Environnement : enseignement supérieur et recherche
• Techniques d\'élaboration de documents
• Techniques d\'accueil téléphonique et physique. Techniques de communication

Savoir-faire

• Collecter, mettre à jour, classer et archiver les documents
• Sens de l’organisation. Élaborer des choix, planifier des actions
• Maîtriser l’utilisation de logiciels bureautiques (Word, Excel), de messagerie électronique et d’Internet

Savoir-être

• Réactivité
• Sens relationnel - Travailler en équipe
• Savoir rendre compte