SECRETAIRE

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Lyon; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un agent pour assurer le secrétariat de direction à Lyon. Vous apporterez un soutien administratif et organisationnel à la division et à ses interlocuteurs, en gérant le courrier et les dossiers d’ordre de mission.

Le poste exige une expérience du secrétariat, des capacités d’anticipation et une bonne maîtrise des procédures administratives publiques. Diplômes CAP/BEP Secrétariat ou équivalents souhaités.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et accueil du public
• Diplômes requis pour accéder aux emplois de catégorie C de la fonction publique
• Diplômes souhaités : Diplôme de niveau 3

Responsabilités

• Assurer le soutien organisationnel et administratif de la division
• Gérer le courrier et assurer son suivi
• Assurer la gestion administrative des commandes
• Assurer le suivi administratif des dossiers d’ordre de mission
• Assurer l’interface avec les unités soutenues et interlocuteurs extérieurs
• Mettre en forme les documents et supports administratifs
• Accueillir physiquement les visiteurs et interlocuteurs

Connaissances

Expérience secrétariat

Accueil du public

Organisation et gestion des priorités

Formation

CAP/BEP Secrétariat

Diplôme niveau 3

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Placé sous l’autorité du C/DI, le titulaire du poste a pour mission d’assister les personnels de la sous-direction, ainsi que ceux du BCS, du BCO et du BMO de Lyon, dans l’organisation et le suivi de leurs activités. À titre exceptionnel, il pourra également apporter son soutien aux autres bureaux de la sous-direction. Le titulaire devra disposer d’une excellente capacité d’organisation, d’anticipation et de gestion des priorités. Il assurera l’ensemble des missions inhérentes à un secrétariat de direction, notamment :

• assurer le soutien organisationnel et administratif de la division ;
• gérer le courrier et assurer son suivi ;
• assurer la gestion administrative des commandes ;
• assurer le suivi administratif des dossiers d’ordre de mission ;
• assurer l’interface avec les unités soutenues et les interlocuteurs extérieurs dans le cadre des démarches préalables au démarrage des prestations ;
• mettre en forme les documents et supports administratifs ;
• assurer l’accueil physique des visiteurs et des interlocuteurs ;
• contribuer, plus largement, au bon fonctionnement administratif de la division et à la coordination de ses activités.

Profil recherché

• Expérience en secrétariat et accueil du public
• Diplômes requis pour accéder aux emplois tenus par le personnel de catégorie C de la fonction publique CAP/BEP Secrétariat CTE AES (certificat élémentaire AES) ou ATA FORMSECRETE (attestation de formation d’adaptation "secrétaire état-major")
• Diplômes souhaités : Diplôme de niveau 3.