AGENT DE SECRETARIAT 1B/32

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Bourges; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

La mission, rattachée au commandement de l’EMPT, s’exerce sous la responsabilité du chef de la cellule management de l’information (CMI). Vous effectuerez le secrétariat, l’exploitation du courrier arrivé et départ, la relecture et la mise en forme de documents classifiés.

Vous accompagnerez en qualité de conducteur le chef de corps lors des déplacements et assurerez une grande disponibilité, une écoute active et un traitement rapide des sollicitations liées à un flux élevé.

Qualifications

• Expérience souhaitée; débutant accepté.
• Disponibilité et réactivité requises.
• Possibilité de travailler le week-end et déplacements du chef de corps.
• Maîtrise des outils informatiques et capacité à traiter rapidement les sollicitations.
• Habilitation secret et permis B obligatoires.

Responsabilités

• Répondrez aux sollicitations de la hiérarchie directe ;
• Assurerez le suivi de plusieurs agendas sur Outlook ;
• Dactylographierez ou mettrez en forme les correspondances officielles qui vous parviendront en vue de les faire viser à des autorités ;
• Réceptionnerez, enverrez, ferez circuler et archiverez des courriers officiels ;
• Assurerez les tâches de secrétariat de l’état-major ;
• Collationnerez et mettrez à jour les textes et documentations réglementaires intéressant l’activité du service ;
• Contribuerez à l’organisation matérielles des réunions à travers la tenue du planning de la salle de réunion du bâtiment.

Connaissances

Maîtrise de l’outil informatique

Disponibilité

Réactivité

Sens de l’organisation

Outils

Outlook

Word / Document

Description du poste

Vos missions en quelques mots Vous serez rattaché au commandement de l’EMPT. Vous serez appelé à exercer sous la responsabilité du chef de la cellule management de l’information (CMI). Les principales tâches de la CMI porteront sur l’exploitation du courrier
“ arrivée ” et “ départ ”, la réception et l’enregistrement du courrier classifié ainsi que la relecture et la mise en forme de documents.
En tâche annexe, vous accompagnerez en qualité de conducteur le chef de corps lors de ses déplacements.
En votre qualité d’agent de secrétariat, vous devrez faire montre d’une grande disponibilité, d’une forte capacité d’écoute et être capable de traiter les actions rapidement en raison d’un flux important de sollicitations.

Plus précisément, vous :

• Répondrez aux sollicitations de la hiérarchie directe ;
• Assurerez le suivi de plusieurs agendas sur Outlook ;
• Dactylographierez ou mettrez en forme les correspondances officielles qui vous parviendront en vue de les faire viser à des autorités ;
• Réceptionnerez, enverrez, ferez circuler et archiverez des courriers officiels ;
• Assurerez les tâches de secrétariat de l’état-major ;
• Collationnerez et mettrez à jour les textes et documentations réglementaires intéressant l’activité du service ;
• Contribuerez à l’organisation matérielles des réunions à travers la tenue du planning de la salle de réunion du bâtiment.

Profil recherché

Expérience professionnelle souhaitée (débutant accepté).Disponibilité - RéactivitéPossibilité de travail le week-endHoraires pouvant variés selon les déplacements du chef de corpsMaîtrise de l’outil informatiquePermis B obligatoireTemps complet.Habilitation “secret “.Une enquête de sécurité sera diligentée préalablement à toute affectation.