Responsable du service scolarité des masters et concours H/F

Université Jean Moulin (Lyon III); Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 24 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés annuels

Télétravail partiel

Restauration sur place

Parking gratuit

Complémentaire santé

Résumé du poste

Universite9 Jean Moulin Lyon 3 recherche un responsable de scolarite9 pour accompagner la gestion administrative du service au sein de la Faculte9 des Langues. Le poste est localise9 e0 Lyon, Cadre B, 37h05 par semaine, contrat 12 mois renouvelable et salarie9 1994 € brut mensuel + prime annuelle.

L9ouverture aux personnels contractuels est garant ie, avec 1 acce8s possible au te9le9travail 2,5 jours/semaine après six mois.

Qualifications

• Expérience professionnelle dans la gestion de scolarité.
• Capacité à travailler avec les étudiants et les enseignants.

Responsabilités

• Assurer la coordination et le bon fonctionnement du service de scolarité.
• Organiser les relations avec l’ensemble des utilisateurs et animer l’équipe.
• Apporter une expertise en matière de scolarité et assurer le cadrage des opérations de gestion.
• Gérer les inscriptions pédagogiques et les plannings d’examens.
• Participer à l’organisation et au déroulement des épreuves et à la remise des résultats.

Connaissances

Gestion administrative

Communication écrite et orale

Initiative

Bureautique

Outils

Word

Excel

SCOP

Winscollins

Description du poste

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

À propos de nous

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

Mission

Contexte Et Missions Principales

La faculté des langues est composée de deux filières principales, Langues étrangères Appliquées (LEA) et Langues, Lettres, Civilisations Étrangères et Régionales (LLCER), la Faculté des Langues vous permet de vous former dans le cadre des diplômes nationaux : de la licence au master, de la thèse au doctorat et des concours nationaux mais aussi grâce à de nombreux Diplômes Universitaires : Culture et Langue Romanes, Langue et Culture, Histoire et Littérature indiennes et Langue des Affaires.

Les deux premiers déclinés en 3 niveaux de certification adossés au Cadre européen commun de référence pour les langues.

La faculté des langues recherche son responsable de scolarité H/F :

Les Missions Principales

• Assurer la coordination, l’organisation du travail et le bon fonctionnement du service :
• Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l’ensemble des utilisateurs
• Animer l’équipe et coordonner les activités du service
• Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité
• Assurer le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion
• Gérer les inscriptions pédagogiques :
• Assurer l’inscription pédagogique des étudiants : mise en CM et en TD, gestion des groupes de TD, changement d’option, changement de statut (DA), gestion des absences
• Gérer et traiter les demandes des étudiants : mail, téléphone, courrier

Gérer le processus de candidature des Masters sur e-candidat jusqu’à l’inscription.

• Gérer les emplois du temps :
• Elaboration des emplois du temps avec les enseignants et les professionnels
• Saisie des emplois du temps
• Réalisation des modifications des emplois du temps (absence/rattrapage)
• Organiser et gérer les examens :

Participer à toutes les opérations liées à l’organisation et au déroulement des épreuves.

Elaboration du planning des examens.

Convocation des étudiants aux examens.

Gestion des sujets d’examens.

Gestion des examens des tiers temps.

Lancement des calculs et résultats, PV de délibération.

Gestion des réclamations et des recours en lien avec les enseignants.

• Rôle de conseil, de veille et d’assistance :
• Assister et conseiller l’équipe de direction et la représenter, à la demande, auprès de ses interlocuteurs habituels
• Appliquer et faire appliquer les directives, circulaires, contrôle de légalité sur les actes de gestion
• Assurer la veille réglementaire
• Gérer les contentieux
• Suivre et mettre à jour les maquettes et les REMCCC
• Saisir les arrêtés de jury sur Webjury Profil

Savoir- Faire

• Savoir mettre au point des méthodes et des outils de gestion
• S'exprimer rigoureusement à l'écrit et à l'oral en s'adaptant aux publics
• Faire preuve d’initiative et être force de proposition, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service
• Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel), ainsi que les logiciels de scolarité (SCOP, Winscollins)

Savoir-être

• Sens relationnel développé
• Sens du travail en équipe
• Savoir écouter et avoir le sens de la confidentialité
• Faire preuve de rigueur et de méthodologie
• Savoir hiérarchiser, selon l’urgence, les tâches à réaliser

Expérience souhaitée : Expérience professionnelle dans la gestion de scolarité.

Connaissance Et Outils

• Posséder une solide culture administrative et juridique dans le domaine de la scolarité
• Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du cursus LMD

Expérience souhaitée :

Oui, idéalement sur un poste similaire

Service recruteur :

Faculté des langues

Localisation du poste :

1 avenue des frères lumières 69008 Lyon

Date de prise de poste

Dès que possible

Temps de travail hebdomadaire :

37h05

Contrat et durée :

12 mois renouvelable

Filière / Grade :

Catégorie B

Rémunération mensuelle brute :

1994€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
• d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo)
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
• Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

L'université sera fermée du vendredi 24 juillet au soir au mardi 18 aout inclus. Pendant cette période les candidatures ne seront pas étudiées.

Référence de l'offre : he01bzaj06