Responsable administratif d'une antenne universitaire H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Bourg-en-Bresse; Sur place; EUR 42 000 - 64 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés annuels

Télétravail ponctuel

Parking gratuit

Abonnements de transport

Résumé du poste

Université Jean Moulin Lyon 3 recherche un responsable administratif pour piloter les activités transverses de l’antenne de Bourg‑en‑Bresse. Vous supervisez les services administratifs, RH et budgétaires, et assurez une connexion efficace avec les services centraux.

Le poste implique la rédaction et le suivi des contrats, la gestion du personnel et le respect des procédures publiques, avec des déplacements ponctuels à Lyon et des horaires variables selon les périodes.

Qualifications

• Maîtrise des règles administratives et financières du secteur public
• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Gestion budgétaire et comptable
• Connaissances en gestion des ressources humaines
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion

Responsabilités

• Assurer le lien permanent entre l’antenne et les services centraux de l’université.
• Relayer les orientations stratégiques et veiller à leur mise en œuvre locale.
• Garantir l’application des procédures administratives et réglementaires.
• Participer aux réunions de coordination avec les services centraux.
• Organiser les recrutements et suivre les contrats de travail.
• Gérer le suivi des congés, absences et temps de travail.
• Suivi administratif et budgétaire: élaboration et suivi du budget.
• Superviser la gestion des locaux et des équipements

Connaissances

Pilotage multi-activités

Encadrer équipe

Réseau/transversal

Communication

Organisation

Rigueur

Service public

Formation

BAC+3 à BAC+5

Outils

Outils bureautiques

Logiciels de gestion

Description du poste

Environnement et missions principales:

Le responsable administratif assure une fonction support transverse auprès de l’ensemble des services de l’antenne (organisée sous la forme d’un groupement d’intérêt public), et assure le relai à Bourg-en-Bresse de l’action des directions et services de l’université, sur les plans administratif, RH, budgétaire et organisationnel.

Il/elle exerce l’autorité hiérarchique sur les agents administratifs et techniques de l’antenne, à l’exception des services de bibliothèque, de communication, et de logistique, placés sous l’autorité du directeur de l’antenne.

Garant de la bonne application des règles, procédures et référentiels de l’université au sein de l’antenne, il/elle veille particulièrement à la conformité des pratiques administratives locales avec les exigences institutionnelles.

Par son action, il/elle contribue directement à la qualité du service visant la satisfaction des besoins des usagers (personnels et étudiants), à la qualité de l’accueil et à la qualité du climat social au sein de l’antenne.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Interface avec l’université

• Assurer le lien permanent entre l’antenne et les services centraux de l’université.
• Relayer les orientations stratégiques et veiller à leur mise en œuvre locale.
• Garantir l’application des procédures administratives et réglementaires.
• Participer aux réunions de coordination avec les services centraux.

Organisation et supervision des services de scolarité

• Superviser les activités de scolarité (planification de l’utilisation des salles, examens, suivi administratif des étudiants).
• Veille au respect du règlement intérieur par les usagers (étudiants, enseignants, intervenants, etc.) et mise en place des dispositions adaptées en cas de problème.
• Harmoniser les pratiques avec celles de l’université
• Accompagner les équipes dans l’évolution des procédures.

Gestion des ressources humaines

• Organiser les recrutements (publication des offres, sélection, entretiens).
• Assurer la rédaction et le suivi des contrats de travail.
• Gérer le suivi des congés, absences et temps de travail.
• Superviser la conduite des entretiens annuels.
• Accompagner les agents dans leur parcours professionnel.
• Veiller au respect de la réglementation RH.

Suivi administratif et budgétaire

• Participer avec la direction à l’élaboration et au suivi du budget de l’antenne.
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes.
• Réaliser les demandes de subventions auprès de collectivités territoriale (Région, Département, Communauté d’Agglomération), préparer les comptes rendus et bilans.
• Produire des tableaux de bord et des rapports d’activité.
• Assurer le secrétariat des instances du GIP.

Organisation logistique

• Superviser la gestion des locaux et des équipements
• Organiser les conditions matérielles nécessaires aux activités (cours, examens, événements)
• Assurer la coordination des prestataires externes
• Veiller à la sécurité et au bon fonctionnement des installations

Savoir- faire:

• Capacité à piloter plusieurs activités simultanément
• Capacité à encadrer et animer une équipe
• Aptitude à travailler en réseau et en transversal
• Qualités de communication écrite et orale

Savoir-être:

• Sens de l’organisation et des priorités
• Rigueur et fiabilité
• Sens du service public

Diplôme souhaité (s):

BAC+3 à BAC+5

Expérience souhaitée:

Encadrement, gestion polyvalente d’un établissement

Connaissances et outils:

• Maîtrise des règles administratives et financières du secteur public
• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Gestion budgétaire et comptable
• Connaissances en gestion des ressources humaines
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion

Spécificités et contraintes du poste:

• Poste basé sur le campus de Bourg-en-Bresse de l’Université Jean Moulin Lyon 3
• Déplacements ponctuels à Lyon (siège de l’université)
• Horaires : variables selon les périodes d’activité (rentrée, examens, événements)

Service recruteur : Direction générales des services

Date de prise de poste : Dès que possible

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : catégorie A ou catégorie B avec expérience

Rémunération mensuelle brute : Négociable selon l’expérience (contractuels) ou selon statut (titulaires)

Le poste est ouvert aux personnels titulaires et contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un temps de travail à 100%, et des possibilités de télétravail ponctuel
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
• Forfait mobilité durable

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation