Gestionnaire administratif d'école doctorale H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Lyon; Sur place; EUR 16 421 - 19 669; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail partiel

Transport en commun

Complémentaire santé

Activités sportives et culturelles

Chèques vacances

Résumé du poste

L’Université Jean Moulin Lyon 3 recrute un Gestionnaire administratif d’école doctorale, rattaché à la Direction de la Recherche et des Études Doctorales. Vous assurerez l’accompagnement administratif et pédagogique de trois écoles doctorales (ED SEG, ED 3LA et EDSS).

Vous instruirez les dossiers de candidature, suivrez les inscriptions et les obligations de formation, organiserez les CSI et piloterez l’organisation des événements en coordination avec les laboratoires et partenaires.

Qualifications

• Diplôme(s) souhaité(s) : Bac+2 dans l’enseignement supérieur ou équivalent.
• Expérience dans l’enseignement supérieur serait un plus.
• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la Recherche.

Responsabilités

• Instruire et contrôler les dossiers de candidature en doctorat.
• Suivre les inscriptions administratives et pédagogiques des doctorants.
• Suivre les obligations de formation doctorale.
• Organiser les Comités de Suivi Individuel (CSI) et suivre les décisions.
• Instruire les renouvellements d’inscription et de césure.
• Préparer et participer aux instances des écoles doctorales.
• Concevoir, coordonner et participer à l’organisation d’événements.
• Coopérer avec les laboratoires, les composantes et les partenaires.

Connaissances

Rédaction

Français écrit

Anglais

Organisation

Esprit analytique

Rigueur

Gestion du temps

Réactivité

Bureautique

Formation

Bac+2

Description du poste

Contexte :

Dans le cadre d'un remplacement permanent, l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un Gestionnaire administratif d'école doctorale.

Sous la responsabilité de la direction de la Recherche et des études doctorales (DRED) :

Le/la gestionnaire assure l'accompagnement administratif, pédagogique et organisationnel de trois écoles doctorales : école doctorale de sciences économiques et de gestion (ED SEG), école doctorale lettres, langues, linguistique et arts (ED 3LA), et école doctorale sciences sociales.

À ce titre, il/elle constitue un interlocuteur privilégié des doctorants, des directeurs de thèse, des unités de recherche et des établissements partenaires, contribuant au bon fonctionnement et au rayonnement des écoles doctorales.

Gestion administrative et pédagogique

• Assurer l'instruction et le contrôle de conformité des dossiers de candidature en doctorat.
• Assurer le suivi des inscriptions administratives et pédagogiques des doctorants tout au long de leur parcours.
• Suivre et contrôler la réalisation des obligations de formation doctorale.
• Organiser et assurer le suivi des Comités de Suivi Individuel (CSI), notamment pour l’école doctorale de sciences économiques et de gestion.
• Instruire les demandes de renouvellement d’inscription et de césure, en veillant au respect de la réglementation en vigueur.
• Produire des indicateurs d'activité, des bilans et contribuer aux enquêtes institutionnelles et nationales (SIREDO, HCERES, suivi de l'insertion professionnelle des docteurs, rapports annuels, etc.).
• Préparer et participer aux instances des écoles doctorales (conseils, commissions, groupes de travail) et assurer le suivi des décisions prises.
• Concevoir, coordonner et participer à l'organisation des événements des écoles doctorales (journées de rentrée, colloques, ateliers, conférences, workshops…).
• Assurer une coordination permanente avec les laboratoires, les composantes de l'université, les services centraux et les partenaires académiques.

Secrétariat

• Accueillir, informer et accompagner les candidats, doctorants, directeurs et directrices de thèse, ainsi que les partenaires extérieurs.
• Assurer la gestion quotidienne du courrier, de la messagerie et des demandes des usagers.
• Organiser les réunions et en assurer la préparation logistique.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus, notes et documents administratifs.
• Alimenter, mettre à jour et fiabiliser les bases de données et outils de suivi.
• Assurer la gestion, le classement et l'archivage des dossiers administratifs conformément aux procédures en vigueur.
• Piloter la logistique des activités des écoles doctorales : réservation des espaces, organisation des visioconférences, gestion des accès numériques et des fournitures.

Savoir-faire :

• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise de la langue française
• Maîtrise de l’anglais permettant de communiquer avec des interlocuteurs internationaux
• Sens de l’organisation
• Esprit analytique et synthétiqueRigueur
• Savoir rendre compte
• Gestion du temps, savoir anticiper, sens de la planification
• Réactivité et efficacité
• Pratique éprouvée des outils bureautiques numériques (Microsoft Office) et d’internet

Savoir-être :

• Savoir travailler en équipe
• Savoir travailler en autonomie
• Sens relationnel développé
• Aisance communicationnelle
• Discrétion (confidentialité)

Diplôme(s) souhaité(s) : Bac+2

Expérience souhaitée : Une expérience professionnelle dans l'enseignement supérieur serait un plus.

Connaissance et outils :

• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la Recherche et plus particulièrement des études de second et troisième cycle.

Conditions spécifiques du poste :

L'agent recruté sera amené à se déplacer sur les différentes sites de l'université

Service recruteur :

Direction de la Recherche et des Études Doctorales

Localisation du poste :

Campus des Quais, 15 quai Claude Bernard 69007 Lyon

Date de prise de poste :

à partir du 1er septembre 2026

Temps de travail hebdomadaire :

37h05

Contrat et durée :

12 mois renouvelable

Quotité :

80%

Filière / Grade :

Catégorie B

Rémunération mensuelle brute :

1617 € + reprise d'ancienneté possible + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Télétravail jusqu’à 2.5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2.88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
• Forfait mobilité durable

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

L'université étant fermée pour l'été du 24 juillet au 18 aout inclus, nous reviendrons vers vous après la réouverture.