Responsable du service scolarité des masters et concours H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 24 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration sur place

Parking gratuit sur site

Abonnements transport en commun

Complémentaire santé

Activités sportives et culturelles

Résumé du poste

L’Université Jean Moulin Lyon 3, Faculté des Langues, recherche un responsable de scolarité pour assurer la coordination et le bon fonctionnement du service Master et concours à Lyon. Vous piloterez l’inscription pédagogique, les emplois du temps, les examens et le calendrier, tout en apportant conseil et veille réglementaire auprès de l’équipe et des usagers.

Contrat 12 mois renouvelable, 37h05/semaine. Rémunération mensuelle brute: 1994€ + prime annuelle.

Qualifications

• Solide culture administrative et juridique dans la scolarité
• Maîtrise de l’organisation de la fonction scolarité dans le cursus LMD
• Expérience professionnelle dans la gestion de scolarité souhaitée

Responsabilités

• Coordonner le service et assurer son bon fonctionnement
• Gérer les inscriptions pédagogiques et les groupes de TD
• Organiser et suivre les emplois du temps
• Participer à l’organisation et au déroulement des examens
• Conseiller l’équipe de direction et assurer la veille réglementaire
• Mettre à jour les maquettes et les REMCCC

Connaissances

Gestion méthodologie

Expression écrite et orale

Initiative et proposition

Dialogue avec usagers

Utilisation Word et Excel

Formation

Expérience gestion scolarité

Outils

SCOP

Winscollins

Description du poste

Contexte et missions principales :

La faculté des langues est composée de deux filières principales, Langues étrangères Appliquées (LEA) et Langues, Lettres, Civilisations Étrangères et Régionales (LLCER), la Faculté des Langues vous permet de vous former dans le cadre des diplômes nationaux : de la licence au master, de la thèse au doctorat et des concours nationaux mais aussi grâce à de nombreux Diplômes Universitaires : Culture et Langue Romanes, Langue et Culture, Histoire et Littérature indiennes et Langue des Affaires.

Les deux premiers déclinés en 3 niveaux de certification adossés au Cadre européen commun de référence pour les langues.

La faculté des langues recherche son responsable de scolarité H/F :

Les missions principales :

Assurer la responsabilité du service des Master et concours de la Faculté des Langues

1) Assurer la coordination, l’organisation du travail et le bon fonctionnement du service:

- Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l’ensemble des utilisateurs

- Animer l’équipe et coordonner les activités du service

- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité

- Assurer le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion

2) Gérer les inscriptions pédagogiques:

- Assurer l’inscription pédagogique des étudiants: mise en CM et en TD, gestion des groupes de TD, changement d’option, changement de statut (DA), gestion des absences

- Gérer et traiter les demandes des étudiants: mail, téléphone, courrier

Gérer le processus de candidature des Masters sur e-candidat jusqu’à l’inscription.

3) Gérer les emplois du temps:

- Elaboration des emplois du temps avec les enseignants et les professionnels

- Saisie des emplois du temps

- Réalisation des modifications des emplois du temps (absence/rattrapage)

4) Organiser et gérer les examens:

Participer à toutes les opérations liées à l’organisation et au déroulement des épreuves

Elaboration du planning des examens

Convocation des étudiants aux examens

Gestion des sujets d’examens

Gestion des examens des tiers temps

Lancement des calculs et résultats, PV de délibération

Gestion des réclamations et des recours en lien avec les enseignants

5) Rôle de conseil, de veille et d’assistance:

- Assister et conseiller l’équipe de direction et la représenter, à la demande, auprès de ses interlocuteurs habituels

- Appliquer et faire appliquer les directives, circulaires, contrôle de légalité sur les actes de gestion

- Assurer la veille réglementaire

- Gérer les contentieux

6) Suivre et mettre à jour les maquettes et les REMCCC

7) Saisir les arrêtés de jury sur Webjury

Savoir- faire:

• Savoir mettre au point des méthodes et des outils de gestion
• S'exprimer rigoureusement à l'écrit et à l'oral en s'adaptant aux publics
• Faire preuve d’initiative et être force de proposition, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service
• Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel), ainsi que les logiciels de scolarité (SCOP, Winscollins)

Savoir-être:

• Sens relationnel développé
• Sens du travail en équipe
• Savoir écouter et avoir le sens de la confidentialité
• Faire preuve de rigueur et de méthodologie
• Savoir hiérarchiser, selon l’urgence, les tâches à réaliser

Expérience souhaitée: Expérience professionnelle dans la gestion de scolarité.

Connaissance et outils:

• Posséder une solide culture administrative et juridique dans le domaine de la scolarité
• Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du cursus LMD

Expérience souhaitée : Oui, idéalement sur un poste similaire

Service recruteur : Faculté des langues

Localisation du poste : 1 avenue des frères lumières 69008 Lyon

Date de prise de poste : Dès que possible

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute : 1994€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

51 jours ouvrés de congés par an
Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
Participation de l’établissement à la complémentaire santé
Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

L'université sera fermée du vendredi 24 juillet au soir au mardi 18 aout inclus. Pendant cette période les candidatures ne seront pas étudiées.