Référent.e Administratif.ve

ACTEE (FNCCR); Paris; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

ACTEE (FNCCR) recherche un assistant administratif et opérationnel pour assurer un soutien au pôle communication et aux sous-programmes CUBE et Ecopousse, ainsi que le Plan Canicule. Le rôle implique coordination avec les partenaires, suivi des commandes et organisation d’événements.

Les missions couvrent la gestion administrative, le suivi des conventions et la mise en place d’outils collaboratifs, avec une forte exigence d’organisation et d’autonomie.

Qualifications

• Appui administratif et opérationnel efficace et coordonné.
• Suivi des commandes, facturation et veille médiatique.
• Organisation d’évènements interne et externes.
• Gestion des dossiers Plan Canicule et suivi des partenaires.

Responsabilités

• Mise en page et envoi des emailings, mise à jour de listings, programmations de rappel et suivi des bounces.
• Appui à l’organisation évènementielle : Trello, hôtels, salles, traiteurs.
• Suivi de la facturation des prestataires et envoi pour signature.
• Gestion des commandes et stocks de supports de communication et réassort.

Connaissances

Organisation exceptionnelle

Rigueur

Autonomie

Gestion du temps

Travail en équipe

Outils

Microsoft Office

SharePoint

Description du poste

Dans le cadre de cette mission et en étroite collaboration avec les autres membres de votre pôle, votre rôle sera de fournir un appui administratif et opérationnel efficace et coordonné auprès de l’ensemble des collaborateurs d’ACTEE.

Missions en soutien du Pôle communication | 30% du temps

En étroite collaboration avec la responsable du pôle communication, vous assurez un suivi auprès des prestataires, en ce qui concerne les commandes mais aussi l’organisation des évènements internes et externes.

• Mise en page et envoi des emailings, mise à jour de listings, programmations de rappel et suivi rigoureux des «bounces».
• Appui à l’organisation évènementielle : gestion de l’outil Trello, recherche et réservation d’hôtels, de salles, traiteurs, etc.
• Suivi de la facturation des prestataires en communication - demande de devis, envoi pour signature et validation.
• Gestion des commandes ; gestion des stocks de supports de communication, goodies, et gestion du réassort.
• Suivi et partage de la veille médiatique à la demande.
• Participation à toutes les réunions avec les partenaires du pôle communication.

Mission en soutien des sous-programmes CUBE et Ecopousse | 30% du temps

• CUBE : Mise en signature des bons de commandes avec complétion du document de suivi + Suivi administratif de la signature des conventions partenariales et relais locaux.
• Ecopousse : envoi des conventions pour signature et suivi (relances éventuelles).

Mission Plan Canicule | 30% du temps

• Suivi des dossiers administratifs et interactions avec les partenaires externes et pôles internes impliqués dans la mise en œuvre du plan canicule.
• Diffusion d’informations auprès des collectivités et partenaires (courriers, courriels).
• Recueil des sollicitations des collectivités et réponses de premier niveau en appui des pôles internes (par téléphone ou courriel).

Missions soutien à la mise en place des projets structurants au sein du pôle | 10% du temps

Responsabilités :

• Le déménagement des locaux.
• La réorganisation du sharepoint de l’équipe.
• La mise en place du logiciel de gestion des courriers entrants et sortants.

Compétences requises :

• Excellente organisation, rigueur et autonomie dans la gestion des priorités.
• Forte capacité d’anticipation.
• Appétence pour l’organisation d’évènements internes et externes.
• Capacité à travailler en équipe : personnalité tournée vers la recherche de solutions et la volonté d’accompagner les collaborateurs.
• Maîtrise des outils informatiques.