Assistant.e polyvalent.e

ACTEE (FNCCR); Paris; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

ACTEE, porté par la SASU FNCCR, recherche un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e) pour soutenir les activités du pôle support et du pôle métier. Vous assurez l’assistanat de direction, gérez le standard, la réservation de salles, l’archivage et la mise à jour des bases de données OHME et Trello, et coordonnez les opérations liées aux projets énergie et transition écologique.

Cette fonction exige rigueur, esprit d’équipe et intérêt pour les questions écologiques et énergétiques, afin

Qualifications

• Diplôme et/ou expérience en assistanat de direction ou administratif.
• Intérêt pour la transition écologique et énergétique est un plus.
• Bonnes capacités organisationnelles et gestion des priorités.

Responsabilités

• Gérer abonnements presse et numérique et archivage des documents.
• Coordination logistique des locaux et gestion des stocks de bureau.
• Gérer le standard et le calendrier Trello, suivre les évènements internes.
• Planifier des rendez-vous et réserver les salles, accompagner les collaborateurs.

Connaissances

Excellente organisation

Rigueur

Travail en équipe

Maîtrise des outils informatiques

Anticipation

Formation

Diplôme et/ou expérience en assistanat

Outils

OHME

Trello

Suite Office

Description du poste

Le programme ACTEE - Action des Collectivités Territoriales pour l’Efficacité Énergétique- porté par la SASU FNCCR (société dédiée, filiale à 100% de la Fédération nationale des collectivités concédantes et régies -FNCCR) a vocation à lever les freins que les collectivités territoriales (communes, intercommunalités, départements, régions) et leurs opérateurs (syndicats d’énergie, agences locales de l’énergie et du climat, etc.) peuvent rencontrer en amont de travaux de rénovation énergétique des bâtiments publics. Il contribue ainsi à réduire les passoires thermiques et à substituer le fioul par des systèmes énergétiques efficaces et bas carbone. En outre, il permet de répondre à des enjeux de santé, de confort et de maîtrise des usages.

ACTEE a mobilisé plusieurs enveloppes de financements via le dispositif des certificats d’économies d’énergie : ACTEE 1 (12,5 M€ sur 2019-21), ACTEE 2 (110 M€ sur 2020-2024), ACTEE+ (220 M€ sur 2024-2026). Le programme reverse près de 90% des fonds qui lui sont alloués directement aux collectivités. ACTEE développe également un panel de services pour accompagner la montée en compétences et la prise de décision des collectivités en matière d’efficacité énergétique : un centre de ressources, un centre de formation, l’organisation de rencontres d’échanges et bonnes pratiques à l’échelon territorial et national.

Ayant touché 20% des communes en France en moins de cinq ans, avec un taux de satisfaction de 90%, ACTEE constitue un accompagnement pérenne inscrit dans le paysage des aides aux élus locaux. Le programme est en force croissance et prévoit d’accompagner 50% des collectivités en métropole et dans les DROM d’ici 2030.

Aujourd’hui, ACTEE compte près de 80 salariés répartis en plusieurs pôles support (assistanat, RH, finances, juridique, communication, informatique, suivi et évaluation du programme) et métiers (accompagnement des collectivités lauréates, animation de réseaux et formation, expertise et production de ressources). Le pôle assistanat, en tant que facilitateur, intervient quotidiennement en appui de la structure afin d’assurer la fluidité des actions et la bonne circulation des informations.

Dans le cadre de cette mission et en étroite collaboration avec les autres membres de votre pôle, votre rôle sera de fournir un appui administratif et opérationnel efficace et coordonné auprès de l’ensemble des collaborateurs d’ACTEE.

Missions Assistanat moyens généraux | 50% du temps

• Gestion des abonnements presse papier et numérique,
• Gestion de la bibliothèque ACTEE - commande d'ouvrages et tenue du registre,
• Coordination logistique avec l’hébergeur des locaux et lien avec le prestataire des locaux d’ACTEE,
• Gestion des fournitures de bureau/consommables et suivi des stocks, liens avec les fournisseurs selon besoins,
• Commande auprès de l'informaticien pour du matériel pour les nouveaux arrivants,
• Commande pour impression des cartes de visite pour l'ensemble des collaborateurs,
• Archivage et classement des documents (courriers, comptes rendus, conventions de partenariat, documents bancaires…) papiers et numériques en assurant le bon rangement/entretien des dossiers.

Missions Assistanat global métier | 50% du temps

• Proposer les créneaux et poser les rdv sollicités par les équipes incluant plus de 6 personnes à l’interne et à l’externe & réserver les salles en conséquence,
• Gestion du standard téléphonique,
• Suivi et remplissage du calendrier de l’équipe TRELLO,
• Mise à jour régulière de notre base de données OHME,
• Gestion et organisation des petits évènements internes, évènements d'équipe, lien avec prestataires et participants (galette des rois, départ d'un collaborateur, temps collectifs...).

Vous disposez d’un diplôme et/ou d'une première expérience réussie dans le domaine de l’assistanat de Direction, assistanat polyvalent, assistanat administratif et/ou la gestion et/ou domaine similaire,

L’appétence pour les questions liées à la transition écologique et énergétique constitue un plus.

Compétences attendues

• Excellente organisation, rigueur et gestion des priorités,
• Forte capacité d’anticipation,
• Capacité à travailler en équipe : personnalité tournée vers la recherche de solutions et la volonté d’accompagner les collaborateurs,
• Maîtrise des outils informatiques.

Entretien n°1 : Marion TURPIN (Coordinatrice du pôle)