Assistant projets (H/F)

EXPERTISE FRANCE; Paris; Sur place; EUR 25 642 - 30 715; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres restaurant

Prime de panier

Indemnité transports

Ordinateur portable

Résumé du poste

EXPERTISE FRANCE recherche un Assistant de projets intervenant en gestion administrative, financière et logistique pour soutenir les Chargés de projets à Paris. Vous assurez le suivi des contrats, le reporting financier et la coordination logistique des missions internationales.

Profil souhaité: Bac+5, maîtrise d’Excel avancé et Power BI, Anglais B2, et expérience en suivi budgétaire & reporting. CDI à temps plein, salaire mensuel brut de 2525 € et avantages ( tickets restaurant, indemnité

Qualifications

• Master Finance, Gestion, Administration, Gestion de projet ou équivalent.
• Anglais niveau B2 minimum exigé.
• Expérience en gestion administrative et financière de projets indispensable.

Responsabilités

• Gère l'administration courante du projet: contrats, archivage et rédaction des documents.
• Suit et contrôle les pièces justificatives et les dépenses; prépare les rapports et les clôtures.
• Coordonne la logistique: déplacements, réunions, événements et relations avec prestataires.

Connaissances

Excel avancé

Power BI

Anglais B2

Gestion administrative

Gestion financière

Organisation

Formation

Bac+5 ou équivalent

Outils

Power BI

Excel

Description du poste

Au quotidien, vous intervenez en assisté les Chargés de projets en prenant en charge la gestion administrative, financière et logistique des projets de l'équipe :

• Gestion administrative : Préparation et suivi de contrats (experts, prestataires, etc.), mise en page de documents produits par les projets, rédaction des compte-rendu de réunions, collecte, classement et archivage (papier et électronique) de pièces administratives.
• Gestion financière : Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables, élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF), suivi des dépenses (relation avec le service comptable), suivi des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif), élaboration des rapports financiers, préparation des clôtures annuelles et d'autres exercices budgétaires, préparation des audits annuels et finaux des projets.
• Gestion logistique : En coordination avec les Chargés de projets et les Assistants de projets administratifs et financiers basés à Paris, ainsi que les équipes sur le terrain. L'Assistant de projets (H/F) est en charge de l'organisation logistique : déplacements sur le terrain (experts long-terme et court-terme, collègues du pôle – billets d'avion, visas, procédures de sécurité, ordres de mission, réservations d'hôtels, per-diem et avances), évènements organisés à Paris (ou un tiers-lieu) liés aux projets rattachés au pôle (comités de pilotage, séminaires, missions siège, etc.) – préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtels, repas, services de traduction, etc.).

DESCRIPTION DU PROJET OU CONTEXTE
Ce poste est rattaché au département EDI (Économie durable et inclusive). L'Assistant de projets vient en appui sur gestion administrative, financière (budgétaire et comptable), et logistique des projets.

PROFIL SOUHAITÉ

Master Finance, Gestion, Administration, Gestion de projet, Coopération internationale ou équivalent. Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel niveau avancé (TCD et V2). Maîtrise de Power BI. Minimum 2 ans d'expérience en gestion administrative et financière de projets idéalement financés par des bailleurs institutionnels (AFD, Union européenne, MEAE, Banque mondiale) ou dans un environnement de coopération internationale. Connaissance des procédures de conformité documentaire et de contrôle des pièces justificatives. Expérience en suivi budgétaire et en reporting financier. Capacité à gérer simultanément plusieurs projets internationaux. Compétences transverses : Capable de s'organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément. Rigueur & proactivité. Esprit d'analyse. Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiculturels. Capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe). Maîtrise de l'anglais niveau B2 minimum.

Type de contrat : CDI

Durée du travail : 38H50/semaine – Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2525.0 Euros sur 12 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• Indemnité transports
• Ordinateur portable

Déplacements – Ponctuels, Zone internationale

EXPÉRIENCE

• 2 An(s) – Cette expérience est indispensable
• Bac+5 et plus ou équivalents – Cette formation est indispensable

COMPÉTENCES

• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Classer des documents
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gestion des emails
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Normes rédactionnelles
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
• Participer à l'organisation d'événements internes
• Principes de base en comptabilité
• Préparer et suivre les dossiers de facturation
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédaction d'écrits professionnels
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Techniques de gestion administrative
• Utiliser les outils numériques
• Veiller au respect des échéances administratives
• Anglais – Cette langue est indispensable

SAUV-ÊTRE PROFESSIONNELS

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses