Assistant.e de projets (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Expertise France; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Expertise France recherche un(e) gestionnaire administratif et financier pour coordonner les activités du pôle projets. Vous contribuerez à l’organisation administrative, budgétaire et logistique des activités liées notamment à l’Initiative et aux projets financés par l’UE.

Vous préparerez les contrats, saisirez les données, assurerez l’archivage et participerez aux audits et aux préfinancements. Ce poste requiert rigueur, organisation et travail en équipe.

Responsabilités

• Gérer l'enregistrement et l'archivage des documents liés aux projets UE.
• Préparer les contrats de prestation et de subvention.
• Participer à la préparation des appels d’offre et des marchés publics.
• Saisir et mettre à jour les données sur les applications de suivi.
• Indexer et archiver les documents et assurer le secrétariat.
• Tenir et mettre à jour les fiches de suivi financier des activités liées aux projets.
• Vérifier la conformité des pièces justificatives et suivre les avances.
• Participer à la vérification des rapports financiers et des préfinancements.
• Contribuer aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles.
• Aider à la préparation des audits des projets.
• Organiser des événements et coordonner les prestataires (réunions, séminaires, missions siège).
• Rédiger les ordres de mission pour les experts et salariés.
• Participer à l’organisation de la vie du pôle et à la prise de notes.

Description du poste

La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

Gestion administrative :

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des modalités des projets mis en œuvre dans le pôle, dont L’Initiative et le.s projet.s sur financement UE : enregistrement / archivage des documents, préparation des dossiers pour le pilotage du programme… ;
• Prépare les contrats de prestation de service et de subvention ;
• Appui a préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;
• Saisit et met à jour les données sur les applications de suivi de l’agence ;
• Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
• Gère les tâches administratives de secrétariat.

Gestion budgétaire et financière :

• Assure la tenue et la mise à jour des fiches de suivi financier des activités liées aux modalités de L’Initiative et des autres projets ;
• Vérifie la conformité des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes ;
• Participe à la vérification des rapports financiers des partenaires et des demandes de préfinancements en collaboration avec les chargé.es de projet et les chargé.es de projets administratif et financier ;
• Participe aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles ;
• Appui à la préparation des audits des projets.

Gestion logistique :

• Assure ou appui l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, …) : déplacements (réservation de billets d’avion, établissement de per diem, préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, restauration, services de traduction, …) ;
• Elaboration des ordres de mission pour les experts et salariés.

Appui transversal :

• Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunions de pôle, prise de comptes rendus, etc.) ;