Assistant polyvalent F/H

Frenchtex; Lyon; Sur place; EUR 21 204 - 30 132; Plein temps

Résumé du poste

Unitex AuRA recherche un(e) Assistant(e) polyvalent(le) en CDD pour assurer le fonctionnement quotidien de la structure et garantir la qualité du suivi administratif des adhérents.

Vous gérerez l'accueil et le courrier, le CRM Eudonet, les inscriptions, la dématérialisation des documents et l'organisation des réunions et événements, en apportant un soutien opérationnel aux équipes.

Qualifications

• Accueil téléphonique et physique des visiteurs, adhérents et partenaires.
• Rédiger des courriers, notes, comptes-rendus et documents administratifs.
• Mettre à jour les plannings et outils de suivi de la structure.
• Gérer l'accueil et l'intégration des nouveaux adhérents.
• Administrer les enquêtes auprès des adhérents.
• Participer à la dématérialisation et à la numérisation des documents.
• Organiser les réunions internes et externes et les déplacements.
• Coordonner les prestataires liés aux réunions et événements.
• Réaliser et diffuser des communications simples et des bilans.
• Veille sur les actualités des adhérents et développer les outils collaboratifs.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, adhérents et partenaires.
• Rédiger courriers, notes et documents administratifs.
• Mettre à jour les plannings et outils de suivi.
• Gérer l'accueil et l'intégration des nouveaux adhérents.
• Participer à l'organisation des réunions et événements et coordonner les prestataires.

Connaissances

Accueil client

Gestion administrative

CRM Eudonet

Organisation

Outils

Eudonet CRM

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement, Unitex AuRA recrute un ou une assistante polyvalente en CDD (possiblement évolutif). Votre mission sera d'assurer la continuité de fonctionnement de la structure, garantir la qualité du suivi administratif des adhérents et apporter un soutien opérationnel aux équipes dans l'ensemble des activités administratives, événementielles et organisationnelles.

Missions et activités

1. Accueil, assistance administrative et vie de la structure

   Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, adhérents et partenaires

   Assurer le traitement du courrier postal entrant et sortant et la gestion des boîtes mails génériques

   Rédiger des courriers, notes, comptes-rendus et documents administratifs

   Mettre à jour les plannings et outils de suivi de la structure

2. Gestion des adhérents et des bases de données

   Gérer l'accueil et l'intégration des nouveaux adhérents

   Assurer le rôle de référent opérationnel sur l'outil CRM (Eudonet)

   Assurer l'administration des enquêtes auprès des adhérents

3. Gestion documentaire et archivage

   Participer à la dématérialisation et à la numérisation des documents, organiser le classement physique et numérique des dossiers.

4. Organisation de réunions, événements et déplacements

   Préparer les réunions internes et externes : réservation des salles, création des formulaires d'inscription

   Participer à l'organisation de l'Assemblée Générale et des principaux événements de la structure en assurant la logistique : accueil des participants, signalétique, badges, restauration, suivi administratif

   Coordonner les prestataires liés aux réunions, événements et déplacements

5. Communication et support aux projets

   Réaliser et diffuser des communications simples, contribuer à la réalisation de bilans, tableaux de bord et indicateurs d’activité

6. Gestion des moyens généraux

   Contribuer à assurer l'autonomie matérielle de l'équipe : assurer le suivi des fournitures, la relation administrative avec les fournisseurs, le suivi des contrats de service et des interventions de maintenance

7. Amélioration continue et développement des outils

   Participer à l'optimisation des processus administratifs

   Développer les usages collaboratifs et contribuer à l'évolution des outils de partage documentaire

   Assurer une veille sur les actualités des adhérents

   Repérer les financements émergents et les opportunités de développement

   Participer aux démarches RSE, handicap et cybersécurité en tant que relais interne