UN(E) ASSISTANT.E DE PROJETS (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Expertise France; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Expertise France est à la recherche d'un(e) candidat(e) pour soutenir l'organisation logistique et opérationnelle de ses projets. Ce poste inclut l'organisation de réunions, la gestion logistique d'événements, et l'appui aux équipes projet dans divers aspects de la gestion financière.

Le candidat doit avoir des compétences en suivi budgétaire, en élaboration de documents de communication, et en archivage. Une approche rigoureuse et méthodique est essentielle pour le succès dans ce rôle.

Qualifications

• Expérience en gestion logistique d'événements.
• Compétences en suivi financier et budgétaire.
• Organisation et prise de compte-rendus des réunions.

Responsabilités

• Organisation des réunions de pôle et prise de comptes rendus.
• Appuyer les équipes projet dans la mise en œuvre opérationnelle.
• Vérification de la conformité des dépenses et des factures.

Description du poste

Les principales activités et responsabilités liées au poste sont les suivantes (liste non exhaustive) :

APPUI TRANSVERSAL

Participe à l’organisation de la vie du pôle

• Organisation réunions de pôle, prise de comptes rendus, etc. ;
• Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents)
• Appui les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, etc.) et de suivi évaluation et capitalisation
• Contribue à l'harmonisation des pratiques au sein du pôle
• Met à jour les tableaux de pilotage du pôle (refacturation, feuilles de temps, etc.) et des bases de données existantes.
• Participe aux chantiers internes de l'agence (SI, archivage, contrôle interne, etc.)

Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (missions d’experts, séminaires, missions siège, voyages d’études etc.) en lien avec l’agence de voyage attitrée : préparation des déplacements (billets d’avion, ordre de mission), gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, …).
• Elaboration des ordres de mission pour les experts et salariés.

Gestion opérationnelle

• Appuie les équipes projet dans la mise en œuvre opérationnelle des projets du pôle : enregistrement / archivage des documents, pilotage des projets, etc. ;
• Appui les équipes projets dans la préparation des contrats de prestation de service et de subvention ;
• Appui les équipes projets à la passation de marché / subvention : préparation des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, élaboration des contrats…)
• Appui les équipes projets dans le suivi financier et budgétaire de leurs projets (alimentation des tableaux de bords, appui à l’élaboration des prévisions, clôtures annuelles, appui dans les audits)
• Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;

Gestion budgétaire et financière :

• Appui les équipes projets dans le suivi financier et budgétaire de leurs projets (alimentation des tableaux de bords, appui à l’élaboration des prévisions, clôtures annuelles, appui dans les audits)
• Vérifie la conformité des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes ;
• Participe à la vérification des rapports financiers des partenaires et des demandes de préfinancements en collaboration avec les équipes projets ;
• Participe aux reporting internes (prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles) ;
• Appui et contribue à la préparation et la réalisation des audits des projets.