Operations Management Specialist

SANY Group; Vert-Saint-Denis; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

SANY Group – Vert-Saint-Denis est le site qui vous accueille pour piloter les services généraux et assurer le support administratif quotidien des équipes locales (commerce et marketing).

Vous garantissez la gestion des installations, la logistique, le suivi des actifs et des prestataires, ainsi que l'accueil des visiteurs, avec des déplacements ponctuels sur le site de Lisses selon les besoins opérationnels.

Qualifications

• Formation et expérience en gestion administrative et office management exigées.
• Maîtrise du Pack Office et des outils de communication collaborative.
• Expérience minimale de 2 ans sur un poste similaire ou équivalent.

Responsibilities

• Assurer l’assistance administrative auprès des équipes commerciales et marketing et gérer les signatures/archives.
• Organiser les réunions, gérer le courrier et les livraisons; coordonner les flux internes.
• Gérer les installations, les stocks et les fournitures de bureau pour optimiser les coûts.
• Accueillir les visiteurs et faciliter les déplacements des équipes sur site et ponctuellement sur Lisses.
• Contacter et suivre les prestataires et assurer le respect des procédures internes.

Skills

Organisation

Communication

Gestion administrative

Polyvalence

Discrétion

Anglais professionnel

Education

Bac+3 à Bac+5 en Gestion/Administration

Tools

Pack Office (Word/Excel/PowerPoint)

Outils de collaboration

Job description

Mobilité : Poste basé à Vert-Saint-Denis, avec déplacements occasionnels sur le site de Lisses (91) selon les besoins opérationnels.

À propos du poste

Rattaché(e) à notre site de Vert-Saint-Denis, vous assurerez le pilotage opérationnel des services généraux et le support administratif quotidien auprès des équipes locales (commerce et marketing). Vous serez garant(e) de la bonne gestion des installations, de la logistique administrative, du suivi des actifs et prestataires, ainsi que de l’accueil professionnel des visiteurs.

Ce poste requiert une présence continue sur le site de Vert-Saint-Denis, complétée par des déplacements ponctuels sur notre siège / site de Lisses pour fluidifier les synergies inter-sites.

Missions principales

1. Support administratif opérationnel et coordination interne

• Assurer l’assistance administrative auprès des équipes commerciales et marketing (impression, numérisation, circuit de signature / tampon, archivage des contrats et documents clés) ;
• Prendre en charge l’organisation logistique des réunions, la gestion du courrier (entrant/sortant) et les livraisons de colis ;
• Collaborer avec les équipes du site de Lisses lors de missions ponctuelles.

2. Gestion des installations et de l'environnement de travail

• Veiller au bon fonctionnement quotidien des bureaux, des équipements généraux (imprimantes, réseau, connectique basique) et des infrastructures techniques/bâtiment ;
• Gérer les stocks, les commandes et le réapprovisionnement des consommables de bureau, de la pause-café et des fournitures diverses, dans un souci d'optimisation des coûts.

3. Suivi des immobilisations, finances et conformité documentaire

• Tenir à jour le registre des immobilisations sur site et organiser les inventaires physiques périodiques ;
• Participer à la gestion sécurisée et à l'archivage des documents légaux, certificats et licences de l'entreprise ;
• Vérifier les factures courantes des services généraux et assurer le suivi des notes de frais ainsi que des avances de trésorerie.

4. Accueil d'affaires et organisation événementielle

• Coordonner l'accueil physique lors de visites professionnelles, réunions de direction ou rendez-vous clients importants ;
• Faciliter l’accueil logistique des collaborateurs en déplacement ou des équipes inter-sites.

5. Achats indirects et gestion des prestataires

• Piloter la relation avec les prestataires de services généraux (nettoyage, maintenance, espaces verts, fournitures) et évaluer la qualité des prestations ;
• Appliquer rigoureusement les procédures d’achat internes (conformité des devis, bons de commande, rapprochement des factures).

Profil recherché

• Formation : Bac+3 / Bac+5 (Licence ou Master en Gestion, Administration des Entreprises, Langues Étrangères Appliquées, Assistanat de Direction ou équivalent).
• Compétences linguistiques : Maîtrise courante du français et du chinois (mandarin), à l’oral comme à l’écrit. L’anglais professionnel est un plus.
• Expérience : Au minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire (assistanat administratif, office management ou services généraux), idéalement dans un environnement multiculturel.
• Mobilité : Disponibilité totale pour travailler sur site à Vert-Saint-Denis (77240) et flexibilité pour des déplacements ponctuels à Lisses (91).
• Savoir-être : Sens prononcé du service, excellente communication interpersonnelle, rigueur organisationnelle, polyvalence et discrétion professionnelle.
• Outils informatiques : Très bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de communication collaborative.