Assistant(e) Office Manager — Alternance

Tevali Partners; Paris; Sur place; EUR 29 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Tevali Partners recherche un(e) assistant(e) Office Manager pour soutenir la HR & Office Manager dans le quotidien du bureau à Paris. Vous assurerez le suivi du parc informatique, la gestion des accès, la logistique onboarding et l’archivage des dossiers du personnel, ainsi que le suivi des notes de frais et des factures fournisseurs.

Vous travaillez en équipe dans un environnement international, avec une maîtrise du Pack Office et une appétence pour les outils IA.

Qualifications

• Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent.
• Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment).
• À l’aise avec les outils d’IA et savoir formuler un prompt clair.
• Une première expérience en administration du personnel est un plus.
• Anglais professionnel apprécié.

Responsabilités

• Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets IT).
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle.
• Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux.
• Suivre les contrats fournisseurs (alertes d’échéances, reconduction tacite).
• Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion parc informatique

Gestion des accès locaux

Suivi des fournisseurs et factures

Rédaction et mise en forme de docs

Formation

Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent

Outils

Pack Office

IA tools (ChatGPT, Claude)

Description du poste

Votre mission

Vous secondez la HR & Office Manager en tant qu’assistant(e), et l’accompagnez dans le bon fonctionnement quotidien du bureau, en étant un point de contact fiable pour les équipes sur l’ensemble des sujets logistiques et administratifs. Un poste concret, où votre organisation et votre sens du service ont un impact direct et visible sur le quotidien de toute l’équipe.

Concrètement, vous serez amené(e) à :

Office Management & Opérations

• Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets auprès des prestataires IT)
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle
• Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux
• Suivre les contrats fournisseurs (alertes d’échéances, reconduction tacite)
• Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau

Support RH / Administration du personnel

• Organiser la logistique de l’onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist)
• Classer et archiver les dossiers salariés
• Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance

Support Comptabilité / Finance

• Saisir et suivre les factures fournisseurs
• Rapprocher les notes de frais

Support transverse

• Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies

Formation

• Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent
• Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment)
• À l’aise avec les outils de gestion administrative
• À l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude…): sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacité
• Une première expérience ou un intérêt pour l’administration du personnel et/ou la comptabilité est un plus
• Aisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plus
• Anglais professionnel apprécié (environnement international)

Les qualités humaines recherchées

• Confidentialité et discrétion à toute épreuve
• Esprit pragmatique et orienté solutions
• Sérieux et fiabilité dans l’exécution des tâches
• Vivacité d’esprit et réactivité face aux imprévus
• Force de proposition
• Sens du service et bon relationnel