Office Manager & RH (39h)

Intermèdes, le voyage culturel; Paris; Sur place; EUR 34 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Intermèdes, le voyage culturel recherche un Office Manager rattaché à la Directrice Financière pour assurer le fonctionnement du siège (environ 40 salariés). Vous gérerez l’Administration, le bureau, le parc informatique et le support RH opérationnel (environ 30% du poste), avec un onboarding efficace.

Vous serez en charge de l’accueil, des contrats, de la logistique, des prestataires et du suivi des outils SIRH (Lucca si disponible), ainsi que d’un rôle clé dans la vie d’équipe et les projets

Qualifications

• Première expérience réussie sur un poste d’Office Manager, d’assistanat de direction ou en support RH / administration du personnel.

Responsabilités

• Gestion administrative et factures, classement et contrats fournisseurs.
• Gestion du bureau, fournitures, prestataires et réception.
• Gestion du parc informatique en lien avec un prestataire externe et suivi des tickets.
• Support du prestataire RH (≈30% du poste): contrats, justificatifs, rendez-vous médecine du travail, SIRH Lucca.
• Onboarding/ Offboarding: organisation du poste de travail et du kit d’accueil, clôture des accès.
• Vie d’équipe: organisation d’événements internes et coordination siège/agences/télétravail.

Connaissances

Organisation & Priorités

Autonomie & Rigueur

Relationnel & Proactivité

Rédaction & Communication

Formation

BTS Assistant de gestion/ administratif

Outils

SharePoint

MS Office

Teams

Trello

Description du poste

En tant qu’Office Manager, rattaché·e à la Directrice Financière, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de notre siège (environ 40 salariés au quotidien). Vous serez responsable de la gestion administrative, logistique et de l’organisation des espaces de travail, ainsi que du support RH opérationnel (environ 30 % du poste et hors paie), tout en assurant un accueil chaleureux et un onboarding efficace des nouveaux collaborateurs.

Missions principales

• Gestion administrative: gestion des contrats courrier (affranchissement, collecte), classement, gestion des contrats fournisseurs. Vérification des factures et transmission au service comptable.
• Gestion du bureau: commande et gestion des fournitures, suivi des prestataires (nettoyage, maintenance, imprimantes, …), gestion des équipements et locaux. Accueil des visiteurs et réception des livraisons.
• Gestion du parc informatique en lien avec un prestataire externe: tenue du dashboard des équipements bureautiques (PC, casque, …) et suivi de la résolution des tickets ouverts de longue date. Mise à jour des mailing lists.
• Support du prestataire RH (≈ 30 % du poste, hors paie) : préparation des contrats de travail, collecte mensuel des justificatifs de transport et , organisation et suivi des rendez-vous de médecine du travail, gestion de l’outil SIRH Lucca en lien avec le prestataire RH.
• Onboarding/ Offboarding: préparation du poste de travail avec le prestataire IT externe (PC, accessoires et accès ), coordination du kit d’accueil et accueil des nouveaux arrivants. Assurer le retour du matériel et la clôture des accès.
• Vie d’équipe: support à l’organisation d’événements internes, coordination entre les équipes siège, agence et télétravail

Pourquoi nous rejoindre ?

Un poste au cœur de l’entreprise avec un rôle transverse et opérationnel.

Compétences requises :

Première expérience réussie sur un poste d’Office Manager, d’assistanat de direction ou en support RH / administration du personnel, incluant une dimension RH opérationnelle. Une expérience réussie d’alternance peut être considérée.Connaissance des bases de la gestion administrative du personnel (contrats, médecine du travail, justificatifs) et aisance avec les outils SIRH (idéalement Lucca)Sens de l’organisation et des priorités, autonomie et rigueur ; orienté·e solutionBon relationnel, polyvalence et proactivitéBonne capacité rédactionnelle, à l’aise à l’écrit comme à l’oralMaîtrise des outils bureautiques : SharePoint, applications collaboratives (type Teams et Trello), MS Office, notamment le tableur ExcelFormation et expérience :Bac +2/3 minimum (type BTS Assistant de gestion/ administratif, et une partie RH).Une première expérience sur un poste d’office manager dans un poste similaire souhaitée. Une expérience réussie d’alternance peut être considérée.