Office Manager - CDI 39h/semaine F/H

Haveagooday; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Haveagooday recherche un Office Manager pour assurer l’accueil physique et téléphonique, la gestion administrative et le réassort des fournitures de bureau. Vous serez le lien principal entre les collaborateurs et les visiteurs dans un environnement prestigieux.

Vous gérerez le courrier, les données d’arrivée/départ des collaborateurs et assurerez l’interface avec La Poste, tout en veillant à la qualité du service et à la fluidité des opérations quotidiennes.

Qualifications

• Expérience en accueil physique et téléphonique.
• Maîtrise des procédures d’accueil et de service clients.
• Capacité à gérer le courrier et l’assistance administrative.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et du standard.
• Gestion du courrier et interface avec La Poste.
• Mise à jour des données d’arrivée/départ des collaborateurs via une application.
• Gestion du réassort des fournitures de bureau et des consommables.

Connaissances

Accueil client

Rigueur administrative

Organisation

Polyvalence

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Véritable pivot de la vie du siège, l’Office Manager conjugue excellence de l’accueil, rigueur administrative et sens du service pour offrir à collaborateurs et visiteurs une expérience professionnelle de qualité.

Missions :

• ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE

  • Gérer le standard téléphonique
  • Accueillir les visiteurs selon les procédures client

• ADMINISTRATIF ET ASSISTANAT

  • Gérer le courrier :
    • Assurer l’interface avec La Poste
    • Ouverture, numérisation et distribution des courriers reçus
    • Mettre sous plis les courriers (simples ou RAR) demandés par les collaborateurs
    • Rassembler le courrier à envoyer
  • Mise à jour des données : Arrivée/Départ collaborateur via une application
    • Répertoire téléphonique
    • Répertoire imprimantes

• REASSORT

  • Gérer le stock de fournitures de bureaux
    • Ramette de papiers principalement (commande et stockage)
    • Imprimantes papiers, toner
  • Gérer le stock de consommables alimentaires (café, thé, sucre, ...) en anticipant le réassort notamment dans les salles de réunion (commande et stockage)
  • Gérer le stock de consommables non alimentaires (gobelets, savon, désinfectant, ...)
  • Gérer le stock de bonbonnes d’eau :Livraison mensuelle
  • Machines à café / Cafétéria

Contexte de travail:

Vous devez être capable de travailler avec plusieurs interlocuteurs dans un environnement prestigieux. Vous êtes le principal lien entre les différents interlocuteurs.