Office Manager - CDD de 5 à 8 mois F/H

Fitsa Group; Rennes; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Fitsa Group recherche un/une Office Manager en CDD de 5 à 8 mois pour assurer l’accueil physique et téléphonique, accompagner les services administratifs et organiser les activités de communication et d’événementiel.

Après une période d’intégration, vous prendrez en charge le suivi des services généraux, la gestion des commandes, le budget et la coordination logistique des déplacements professionnels.

Qualifications

• Gestion administrative et organisationnelle générale
• Bonne maîtrise du relationnel et du travail en équipe
• Capacité à coordonner des interlocuteurs internes et externes
• Gestion des tâches administratives courantes et du courrier

Responsabilités

• Accueillir et orienter les visiteurs et les appels téléphoniques
• Gérer le standard, les salles de réunion et l’enregistrement des visiteurs
• Gérer les commandes de fournitures et le suivi des stocks
• Participer à la communication interne et externe et à l’animation des réseaux sociaux

Description du poste

Nous recherchons notre futur(e) Office Manager H/F pour rejoindre nos équipes dans le cadre d’un CDD de 5 à 8 Mois (remplacement congé maternité).

Véritable facilitateur(trice) du quotidien, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’entreprise et êtes au contact de nombreux interlocuteurs.

Après une période d'intégration et de formation à nos outils, vos principales missions et responsabilités seront les suivantes :

Accueil & support administratif :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs
• Gérer le standard, les salles de réunion et l'enregistrement des visiteurs
• Trier et distribuer le courrier entrant et sortant
• Préparer et enregistrer les expéditions d'échantillons
• Contrôler les factures liées aux envois et expéditions

Services généraux :

• Assurer le suivi des prestations de services (entretien, maintenance, bureautique, etc.)
• Participer à la gestion administrative des frais généraux
• Gérer les commandes de fournitures et le suivi des stocks
• Coordination des déplacements professionnels : réservation des transports et hébergements, organisation des itinéraires et suivi

Communication interne & externe :

• Élaborer et mettre en œuvre les actions de communication en lien avec la Direction et les responsables de services
• Déployer le plan de communication de l'entreprise
• Assurer l'animation et la mise à jour des réseaux sociaux
• Concevoir et diffuser les supports de communication interne
• Suivre le calendrier annuel de communication en cohérence avec les temps forts de l'entreprise.
• Coordonner le développement des supports marketing et des packagings avec les partenaires externes (agences, imprimeurs, graphistes…)

Événementiel :

• Organiser et préparer les événements de l'entreprise (soirée annuelle, évènements, ...)
• Assurer la coordination logistique et le suivi des prestataires associés

Gestion budgétaire :

• Assurer le suivi du budget Communication
• Veiller au respect des budgets alloués et proposer les ajustements nécessaires