Office Manager

Visian; Courbevoie; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Mutuelle

50% des transports pris en charge

PC/Mac et iPhone

Job summary

Visian, basé en Île-de-France, recherche un Office Manager polyvalent pour coordonner l’administration générale, le suivi ADV et l’administration du personnel. Vous serez l’interlocuteur(trice) principal(e) des salariés, de la direction et des équipes commerciales, et contribuerez à optimiser les processus internes et les outils RH.

Profil polyvalent, autonomie et sens du service indispensables, vous piloterez les tableaux de bord, les coûts et les relations avec les prestataires.

Qualifications

• Formation en administration et gestion des entreprises exigée
• Bonne maîtrise d'Excel et Google Sheets
• Gestion des dossiers RH et intégration du personnel
• Rigueur, discrétion et sens du service

Responsibilities

• Organisation de la vie de bureau (logistique, fournitures, services généraux)
• Gestion des commandes, ADV et facturation clients
• Gestion des contrats, prestataires et achats
• Suivi des CRA et coordination avec l'équipe commerciale

Skills

Gestion administrative

ADV et facturation

Gestion des achats

Onboarding et HR support

Education

Formation en administration et gestion des entreprises

Tools

Notion

BoondManager

Agistar

Provigis

Job description

Au croisement des opérations, du commerce et des ressources humaines, l’Office Manager assure la gestion administrative globale, le suivi ADV, l'optimisation des process internes, ainsi que l'administration du personnel. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des salariés, de la direction, des équipes commerciales et des entités du groupe, l'Office Manager garantit le bon fonctionnement opérationnel.

1. Office Management & Administration des Ventes (ADV)

Organisation de la vie de bureau :

Gestion de la logistique, des fournitures et des services généraux (gestion des stocks, commandes)

Point de liaison principal avec la gestion des locaux

Traitement des factures fournisseurs et validation des demandes d'accès

Gestion des prestataires & Achats :

Établissement des contrats, sous-traitants et bons de commande

Création des accès et attribution des outils/équipements

Suivi des prestataires et résolution des litiges (facturation, paiement, frais, accès)

Gestion et optimisation des coûts (mise en place et tenue du tableau récapitulatif annuel (outils, licences, abonnements))

Faire évoluer les outils et indicateurs de suivi (Notion, BoondManager, Agistar, Provigis)

Élaboration et mise à jour régulière des tableaux de bord internes

Suivi des commandes & Facturation clients :

Élaboration et envoi de devis aux clients

Suivi et relance des commandes clients

Suivi des relances de facturation et gestion des litiges clients

Gestion des Comptes-Rendus d'Activité (CRA) :

Suivi des CRA collaborateurs

Correction des erreurs et transmission des CRA validés aux clients

Coordination continue avec l'équipe commerciale et mise à jour des données CRM/fournisseurs

Traitement des demandes d'interlocuteurs variés, sondages et enquêtes administratives

2. Administration & Suivi du Personnel

Gestion administrative des collaborateurs :

Suivi individuel des dossiers (gestion des demandes d’autorisation de travail, adhésion mutuelle, ...)

Participation au parcours d'intégration (Onboarding / accueil) et du départ (Offboarding)

Saisie et mise à jour dans les outils RH (Boond, Agistar, Smart RH, tableaux de reporting)

Ecosystème entrepreunarial avec de belles perspectives d’évolutions

Formations diverses (écosystème IT/digital, recrutement, prospection)

Environnement dynamique (afterworks, sports, teambuildings)

Tickets restaurant, mutuelle, prise en charge à 50% des transports

PC/Mac et Iphone

Formation en administration et gestion des entreprises, école de commerce

Bonne maîtrise d'Excel / Google Sheets (tableaux de bord, calcul de KPI, budgets)

Capacité à piloter la chaîne ADV (devis, CRA, facturation, relances)

Rigueur et organisation

Sens du service et bon relationnel

Confidentialité et discrétion

Proactivité

Entretien RH téléphonique (30min)

Questionnaire en ligne (20min)

Entretien présentiel avec équipe admin/RH et direction (1h)