Office Manager (H/F)

tigrz; Paris; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Cosmo5 recherche un Office Manager pour gérer les tâches administratives et financières, l’onboarding et l’organisation des espaces de travail. Vous assurez le suivi des dépenses, la facturation, les achats et la gestion du parc informatique, avec une forte dimension opérationnelle et un esprit pratique.

Vous serez en lien avec la direction et les collaborateurs, coordonnerez les prestataires et contribuerez à la vie d'équipe par l'organisation d’événements internes.

Qualifikationen

• Minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire d’Office Manager.
• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Gmail et outils collaboratifs).
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément avec efficacité et méthode.
• Sens des responsabilités et autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes.
• Sens du service et esprit pratique; polyvalence et réactivité.

Aufgaben

• Gestion administrative et financière: factures fournisseurs, suivi des paiements, cartes corporate, notes de frais et devis.
• Mise à jour des tableaux de bord et suivis divers.
• Réception et gestion du courrier et colis; gestion des abonnements.
• Office management: organisation des espaces de travail, coordination des prestataires.
• Support RH: onboarding/offboarding et recrutement.
• Assistance de la direction et organisation d’événements internes.
• Poste exclusivement en présentiel, pas de télétravail prévu.

Kenntnisse

Organisation

Planification

Gestion des priorités

Autonomie

Rigueur

Réactivité

Service interne

Esprit pratique

Tools

Word

Excel

Gmail

Outils collaboratifs

Jobbeschreibung

Gestion administrative & financière :

• Gestion des factures fournisseurs et suivi des paiements
• Gestion des cartes bancaires corporate
• Gestion des dépenses courantes : notes de frais, acomptes et suivi des justificatifs
• Mise à jour des tableaux de bord
• Devis
• Facturation
• Gestion de l'ensemble du parc informatique
• Commande de fourniture et équipements
• Gestion des abonnements

Support RH :

• Gestion de l'onboarding et de l'offboarding des collaborateurs
• Recrutement

Office management & vie d'équipe :

• Coordination des prestataires et gestion des espaces de travail
• Organisation d'évènements internes (team building, partenariat régie, etc.)
• Contribution à la qualité de vie au travail et à la fluidité des opérations
• Veiller à un espace rangé et organisé
• Assistance de la direction
• Mise en place des salles
• Réception / envoi des colis

Qualifications :

Minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire d’Office Manager.Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Gmail et outils collaboratifs).Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément avec efficacité et méthode.Sens des responsabilités et autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes.Compétences :Organisation: savoir anticiper, structurer et gérer les priorités avec méthode.Rigueur et précision : veiller à ce que chaque tâche soit effectuée correctement.Grande réactivité : répondre rapidement aux sollicitations et assurer un suivi efficace des demandes jusqu’à leur résolution.Sens du service :accompagner et faciliter le quotidien des collaborateurs.Dynamisme et proactivité : prendre des initiatives, anticiper les besoins et trouver des solutions rapidement.Excellent relationnel : être agréable, souriant(e), accueillant(e), disponible et à l’écoute.Polyvalence : être capable de passer d’une tâche administrative à une mission logistique ou opérationnelle.Esprit pratique : ne pas hésiter à effectuer de petites tâches de manutention, à déplacer du matériel, à réceptionner des livraisons ou à aménager des espaces lorsque nécessaire.Gestion des imprévus : rester efficace et réorganiser les priorités en cas d'imprévu.Fiabilité,discrétion & confidentialité : être une personne de confiance, ponctuelle et professionnelle.Poste exclusivement en présentiel, pas de télétravail prévu.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un environnement stimulant mêlant excellence, innovation et liberté créative
• Une équipe à taille humaine avec une vraie culture de la transmission
• Des projets variés, entre campagnes de marque, activations sociales et contenus éditoriaux
• L’opportunité de construire une vision créative à impact

Le groupe Cosmo5 inscrit la diversité et la mixité durant tout son processus de recrutement afin de garantir un environnement de travail accessible à toutes et tous.