Gestionnaire de formation (H/F)

AVIGNON UNIVERSITE; Avignon; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Ordinateur portable

Restauration

Résumé du poste

AVIGNON UNIVERSITE recrute un Gestionnaire de formation (H/F) en CDD pour 12 mois, 37 heures/semaine, sur Avignon. Vous assurerez l'accueil et l’orientation des publics, la diffusion d’informations sur les formations, le suivi des candidatures et des inscriptions, et le support administratif et logistique des formations.

Profil débutant accepté; compétences en gestion documentaire, agenda et communication requises, pour travailler dans l’environnement universitaire et en lien avec les équipes

Qualifications

• Accueillir, orienter et renseigner un public; indispensable
• Archiver des dossiers et documents de référence; indispensable
• Gérer l’administration d'une activité; indispensable
• Classer des documents; indispensable
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie; indispensable
• Gérer les réservations de salles et de matériel; indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs; indispensable
• Mettre à jour un dossier/base de données; indispensable
• Organiser des déplacements professionnels; indispensable
• Organiser l'accueil des visiteurs; indispensable
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients; indispensable
• Répondre aux demandes d'information internes et externes; indispensable
• Utiliser les outils numériques; indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Veiller au respect des échéances administratives

Responsabilités

• Accueillir le public et orienter les interlocuteurs
• Diffuser les informations relatives aux formations
• Gérer les candidatures et les inscriptions administratives/pédagogiques
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Réaliser le suivi administratif des étudiant.e.s: relevés de notes, copies, conventions de stage, jurys
• Mettre à jour des bases de données liées à la gestion
• Apporter un appui logistique à l'organisation de la formation
• Suivre les emplois du temps en collaboration avec les équipes pédagogiques
• Suivre les étudiant.e.s en situation de handicap en lien avec le Relais Handicap
• Assurer l'accueil des étudiant.e.s en situation de handicap
• Gérer les déplacements et l'accueil des visiteurs
• Gérer les réservations de salles et de matériel

Connaissances

Accueil et orientation du public

Renseignement et information du public

Archivage et gestion documentaire

Gestion administrative et financière

Reporting à la hiérarchie

Gestion des salles et du matériel

Gestion des agendas et rendez-vous

Suivi des dossiers administratifs

Organisation déplacements pro

Accueil des visiteurs et handicap

Réponses téléphoniques et mails

Utilisation outils numériques

Description du poste

Gestionnaire de formation (H/F) 84 - AVIGNON

Offre n° 213DMLH
Gestionnaire de formation (H/F)

L'institut Agrosciences, Environnement et Santé (AgES) d'Avignon Université propose des formations en licence générale et professionnelle, master et doctorat et développe des recherches à travers 7 laboratoires de recherche. L'Institut est composé de 6 Centres d'enseignement et de recherche (CER), une EUR « Implantéus » et dispose d'une plateforme métabolomique favorisant la collaboration et la transversalité entre les domaines de la formation et les activités de recherche. L'Institut AgES se répartit sur 2 sites : Campus Jean-Henri Fabre (3 bâtiments) et le Campus Hannah Arendt (pôle sportif). L'administration se décline en 3 pôles identifiés : Affaires générales, Gestion et CER, Etudes et scolarité. Chiffres clés : 1620 étudiant.e.s, 46 personnels BIATSS, 124 Enseignant.e.s/Enseignant.e.s-chercheur.euse.s.Missions du poste :Placé.e sous l'autorité hiérarchique directe de la Responsable du Pôle Gestion des Etudes, en soutien administratif Recherche et Formation, vous assurez la gestion intégrée de la formation. A ce titre vous apportez accompagnement, conseil et orientation aux étudiant.e.s, équipes pédagogiques, services centraux et interlocuteur.rice .s externes à l'établissement.Activités principales :-> Assurer l'accueil par tout biais (physique, téléphone, courriel) des étudiant.e.s, du personnel enseignant et des interlocuteurs externes à l'établissement, rechercher des éléments de réponse et/ou orienter les demandes et sollicitations aux personnes concernées-> Diffuser les informations relatives aux formations- Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations- Réaliser et assurer la diffusion des divers documents relatifs aux formations-> Gérer et suivre les candidatures et les inscriptions administratives/pédagogiques des étudiant.e.s- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière- Réaliser le suivi administratif des étudiant.e.s : relevés de notes, consultation de copies,conventions de stage, préparer les jurys, etc- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion-> Assurer l'appui logistique à l'organisation de la formation- Contrôler et suivre les emplois du temps en collaboration avec les équipes pédagogiques- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité-> Assurer le suivi des étudiant.e.s en situation de handicap en lien avec le Relais Handicap- Assurer l'accueil des étudiant.e.s en situation de handicap- Suivre les arrêtés liés aux aménagements accordés par l'établissementSpécificités :Diversité des interlocuteurs et, nécessité d'une coordination du fait d'actions partagées. Coordination du jour de télétravail ou de la demi-journée hebdomadaire accordés avec son/sa collègue de bureau pour assurer l'accueil des apprenants.

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 37H/semaineTravail en journée
Conditions de travail Autre
Salaire

• Ordinateur portable
• Restauration
• Sur la grille catégorie C fonction publique d'Etat

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Archiver des dossiers et documents de référence Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative d'une activité Cette compétence est indispensable
• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie Cette compétence est indispensable
• Gérer les réservations de salles et de matériel Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Organiser des déplacements professionnels Cette compétence est indispensable
• Organiser l'accueil des visiteurs Cette compétence est indispensable
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients Cette compétence est indispensable
• Répondre aux demandes d'information internes et externes Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Veiller au respect des échéances administratives

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

1000 à 1999 salariés