Gestionnaire administratif et pédagogique H/F contractuel.le

Université Paris VIII Vincennes; Saint-Denis; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

L’Université Paris 8 Vincennes recherche un agent administratif pour assurer l’accueil des usagers, soutenir l’activité administrative et pédagogique et coordonner l’harmonisation des procédures.

Vous suivrez le cursus des étudiants, organiserez les sessions d’examens et gérerez les bases de données et les documents administratifs. Ce poste requiert rigueur, travail en équipe et sens du service public, avec coordination avec les départements et le service technique.

Qualifications

• Savoir accueillir et renseigner les usagers (étudiants et enseignants).
• Maîtriser les techniques de secrétariat et gestion administrative.
• Capacité à travailler en équipe et avec des interlocuteurs internes et externes.
• Organiser l’activité administrative et pédagogique et planifier les tâches.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et enseignants).
• Aider et soutenir l’activité administrative et pédagogique dans sa globalité.
• Coordonner l’harmonisation des procédures avec les responsables de formation.
• Assurer le suivi du cursus pédagogique des étudiants (inscriptions, stages, résultats).
• Organiser les sessions d’examens et de rattrapages.
• Préparer les commissions et publier les résultats.
• Gérer les bases de données liées à la gestion et à l’administration.
• Suivre la base de données enseignants/cours sur filemaker.
• Saisir les salles sur l’outil EDT SOFT.
• Gérer les chargés de cours et les intervenants extérieurs OSE.
• Assurer la gestion des listes de diffusion étudiants et enseignants.
• Coordonner avec les services techniques et les structures de l’université.

Skills

Accueil et service

Gestion administrative

Relation interne/externe

Organisation et archivage

Bureautique et saisie

Travail en équipe

Tools

Logiciels de gestion du domaine

EDT SOFT

FileMaker

Job description

Missions principale

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et enseignants)
• Aider et soutenir l’activité administrative et pédagogique dans sa globalité
• Coordonner l’harmonisation des procédures avec les responsables de formation
• Assurer le suivi du cursus pédagogique des étudiants (inscriptions pédagogiques, stage, résultats)
• Organiser les sessions d’examens et de rattrapages
• PEGASE (élaboration de PV, saisie des notes (ponctuel), préparation des jurys, édition des relevés de notes, édition de la liste de contrôle de saisie, attestations de réussite)
• Préparer les commissions pédagogiques, saisir, classer, éditer les listings, enregistrer et publier les résultats
• Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Suivi de la base de données enseignants/cours sur filemaker.
• Saisir les salles sur l’outil EDT SOFT
• Assurer la gestion des chargés de cours et des intervenants extérieurs OSE (invitation, suivi, saisie et validation des heures prévisionnelles et réalisées)
• Assurer la gestion des listes de diffusion étudiants et enseignants
• Coordination avec le service technique des départements, avec le service technique mutualisé de l’UFR et toutes les structures de l’université : UFR, SCUIO, cellule Apogée, service de la scolarité
• Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, chargés de cours, étudiants
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative
• Relations directes avec la direction du département et les responsables de diplôme, le service technique, direction avec l’UFR Arts et l’ensemble de l’université
• Fonction d’accompagnement et de conseil auprès des étudiant.e.s.

Connaissances requises pour le poste

• Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
• Travailler en équipe
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Planifier son activité
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Utiliser les techniques de classement et d'archivage
• Informer et rendre compte
• Le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines

Compétences opérationnelles

• Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
• Travailler en équipe
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Planifier son activité
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Utiliser les techniques de classement et d'archivage
• Informer et rendre compte
• Curiosité envers le monde culturel
• Comprendre l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
• Connaissance du domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines

Compétences comportementales

• Sens relationnel
• Sens de l’organisation
• Rigueur/Fiabilité