ASSISTANT.E ADMINISTRATIVE PEDAGOGIQUE (H/F)

METIS / IIMM

Aubagne

Sur place

EUR 21 000 - 22 000

Temps partiel

Il y a 4 jours

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Avantages offerts par ce poste

Primes

Indemnité transports

Résumé du poste

METIS / IIMM Aubagne recherche un assistant pédagogique pour assurer la mise en œuvre administrative, financière et logistique des activités de formation.

Vous serez l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des apprenant(es) pour les démarches et suivrez les dossiers, la facturation et la logistique des formations. CDI à temps partiel 30H/semaine, salaire brut mensuel entre 1 872 et 1 890 euros, primes et indemnité transports.

Qualifications

3 An(s) d’expérience indispensable.
Bac+2 ou équivalents requis pour le poste.

Responsabilités

Informer les candidats et apprenants et accompagner les démarches d’inscription.
constituer, vérifier et actualiser les dossiers ; recueillir les pièces et assurer les relances.
Préparer les devis, documents administratifs et éléments nécessaires à la facturation.
Suivre les règlements et échéanciers et effectuer les relances administratives.
Établir et transmettre attestations, certificats et documents de fin de formation.

Connaissances

Accueil et orientation du public

Gestion administrative et facturation

Saisie et suivi des dossiers

Archivage et traçabilité

Utilisation DIGIFORMA

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

DEFINITION DU POSTE :Sous la responsabilité du / de la coordinateur-rice pédagogique, l'assistant-e pédagogique assure la mise en œuvre administrative, financière et logistique des activités de formation de l'IIMM. Interlocuteur-rice privilégié-e des apprenant-es pour les démarches administratives et pratiques, il/elle assure le suivi des inscriptions, des dossiers, des devis, de la facturation, des documents administratifs et de la logistique des formations. Il/elle renseigne et contrôle les données administratives dans DIGIFORMA et contribue à la fiabilité du suivi des parcours. Le poste n'a pas la responsabilité de définir, modifier ou valider les contenus pédagogiques, qui relèvent du/de la coordinateur-rice pédagogique.MISSIONS PRINCIPALES :> GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE- Informer les candidat-es et apprenant-es et accompagner les démarches d'inscription.- Constituer, vérifier et actualiser les dossiers ; recueillir les pièces et assurer les relances.- Préparer les devis, documents administratifs et éléments nécessaires à la facturation.- Suivre les règlements et échéanciers et effectuer les relances administratives.- Établir et transmettre attestations, certificats, justificatifs et documents de fin de formation.- Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers et échanges.> GESTION ET SUIVI DANS DIGIFORMA- Renseigner et mettre à jour les données administratives des apprenant-es.- Enregistrer les inscriptions et assurer le suivi administratif des parcours.- Contrôler la complétude et la cohérence des informations.- Effectuer les extractions et tableaux de suivi nécessaires à l'activité.- Signaler les anomalies ou informations manquantes au/à la coordinateur-rice pédagogique ou à la Direction.> COORDINATION LOGISTIQUE DES FORMATIONS- Mettre en œuvre les calendriers et plannings définis avec le/la coordinateur-rice pédagogique.- Organiser les réservations de salles et vérifier les conditions d'accueil.- Recueillir et suivre les besoins matériels des enseignant-es.- Transmettre les informations pratiques aux enseignant-es et apprenant-es.- Participer à l'organisation matérielle des cours, examens, master-classes, concerts et événements.- Anticiper les difficultés logistiques et en assurer le signalement.> RELATION AVEC LES APPRENANT.ES ET APPUI A LA COORDINATION- Assurer un accueil et un accompagnement de qualité au quotidien.- Répondre aux demandes administratives et pratiques et orienter les demandes pédagogiques vers le/la coordinateur-rice pédagogique.- Mettre en œuvre les décisions et consignes d'organisation.- Préparer les documents nécessaires aux réunions, examens et activités de formation.- Faire remonter les difficultés, besoins et situations particulières nécessitant un arbitrage.PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉL'assistant-e pédagogique est responsable de la qualité, de la fiabilité et de la mise à jour des informations administratives, financières et logistiques relevant de son périmètre. Le/la coordinateur-rice pédagogique demeure responsable des contenus, programmes, objectifs, compétences visées, référentiels, modalités d'évaluation et orientations pédagogiques

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 30H/semaineTravail en journée
Travail durant les vacances scolaires
Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité
Travail par roulement
Conditions de travail Déplacements professionnels
En contact avec du public
Salaire