Assistant de formation ESQESE (F/H)

Institut Catholique Toulouse; Toulouse; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Institut Catholique Toulouse recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer la gestion administrative et le suivi des formations, en lien avec les responsables pédagogiques, les enseignants, les apprenants et les entreprises partenaires.

Vous assurez l'accueil, l'inscription et le suivi des dossiers, la planification des formations et l’organisation des examens, tout en garantissant la qualité des données et le respect des échéances.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative ou équivalent.
• Première expérience dans un organisme de formation ou établissement d’enseignement supérieur appréciée.
• Maîtrise des outils informatiques et d’un logiciel de gestion de formation (Aurion) serait un atout.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des publics et orientation.
• Informer et orienter apprenants, enseignants, intervenants et financeurs.
• Gérer les candidatures: dossiers, pièces justificatives et validations pédagogiques.
• Organiser convocations, entretiens et préparation des contrats/conventions.
• Réaliser les inscriptions et vérifier les dossiers.
• Suivre les formations: financement, prises en charge, évaluations et attestations.
• Mettre à jour bases de données, tableaux de bord et statistiques.
• Gérer les accès numériques des apprenants, tuteurs et entreprises.

Connaissances

Gestion administrative

Communication orale

Planification

Bureautique

Esprit d'équipe

Relationnel

Formation

Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative

Outils

Aurion

Description du poste

Au sein de notre établissement d'enseignement supérieur, vous assurez la gestion administrative et le suivi des formations, en lien avec les responsables pédagogiques, les enseignants, les apprenants et les entreprises partenaires. Vous contribuez au bon déroulement des parcours de formation, de la candidature jusqu'à la diplomation.

Accueil, information et orientation

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents publics.
• Informer et orienter les apprenants, enseignants, intervenants, auteurs et organismes financeurs.
• Répondre aux demandes et assurer un suivi de qualité.

Gestion administrative des candidatures

• Enregistrer les dossiers de candidature dans les logiciels de gestion (Aurion, Dophiers).
• Contrôler la complétude des dossiers et des pièces justificatives.
• Assurer le suivi des validations pédagogiques.
• Organiser les convocations aux entretiens.
• Préparer les contrats ou conventions et assurer le lien avec les entreprises partenaires.

Gestion des inscriptions

• Réaliser les inscriptions administratives dans le logiciel Aurion.
• Vérifier les dossiers et relancer les pièces manquantes.
• Éditer les cartes étudiantes.

Suivi administratif des formations

• Assurer le suivi des dossiers de financement et des prises en charge.
• Gérer les feuilles d'émargement et les attestations de présence.
• Organiser les évaluations des formations.
• Mettre à jour les bases de données, tableaux de bord et statistiques.
• Gérer les accès numériques des apprenants, tuteurs et entreprises (logins, plateformes, dépôt de documents, récupération des notes et rapports).

Planification des formations

• Élaborer les plannings des enseignements dans Aurion.
• Réserver les salles de cours.
• Communiquer les emplois du temps aux différents interlocuteurs.
• Mettre à jour les plannings selon les décisions du Responsable pédagogique ou de la Direction.

Organisation des examens et soutenances

• Préparer et organiser les examens écrits et oraux.
• Réserver les salles et convoquer les étudiants.
• Préparer les sujets et le matériel d'examen.
• Assurer la collecte des copies, la transmission aux correcteurs et la saisie des notes.
• Organiser les soutenances : planning, convocations, réservation des salles et coordination des jurys.

Participation à la vie de l'établissement

• Participer aux Journées Portes Ouvertes, salons, cérémonies de remise des diplômes et autres événements institutionnels.
• Contribuer au suivi des prospects et à la centralisation des données.

Gestion documentaire et suivi d'activité

• Élaborer les plannings généraux d'enseignement.
• Assurer le suivi des indicateurs et des bases de données.
• Garantir la transmission des informations auprès des différents services.

Expériences / Qualifications

• Formation de niveau Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, assistanat, gestion de la formation, ressources humaines ou équivalent.
• Une première expérience sur un poste similaire, idéalement dans un organisme de formation ou un établissement d'enseignement supérieur, est appréciée.
• La connaissance d'un logiciel de gestion de la formation (Aurion ou équivalent) constitue un véritable atout.

Compétences / Connaissances recherchées

• Excellentes compétences en gestion administrative.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et à respecter les échéances.
• Aisance rédactionnelle et excellente communication orale.
• Sens de l'organisation et de la planification.
• Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur ou de la formation professionnelle appréciée.
• Capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs (étudiants, enseignants, entreprises, organismes financeurs).

Qualités recherchées

• Rigueur et sens de l'organisation.
• Excellent relationnel et sens du service.
• Esprit d'équipe.
• Autonomie et prise d'initiative.
• Réactivité et capacité d'adaptation.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Gestion des priorités et capacité à travailler dans des périodes d'activité soutenue.
• Polyvalence et curiosité.