Technicien en gestion administrative - Formation continue H/F

La Gazette des Communes; Boulogne-Billancourt; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris Cité cherche un technicien administratif pour organiser et gérer les formations continues et l’apprentissage. Vous assurez l’interface opérationnelle entre stagiaires, équipes pédagogiques, services universitaires et financeurs.

Le poste s’inscrit dans une dynamique qualité et nécessite la maîtrise des outils administratifs et des logiciels dédiés, sur site à Boulogne.

Qualifications

• Organisation et suivi administratif des activités du service.
• Instruire les dossiers de candidature et assurer le suivi des stagiaires.
• Contrôler la conformité administrative et financière des données.
• Renseigner les bases de données et réaliser les états et bilans.

Responsabilités

• Gérer administrativement les actions de formation continue en lien avec les responsables pédagogiques.
• Instruire les dossiers de candidature et assurer la contractualisation.
• Assurer le suivi des stagiaires et la facturation des actions.
• Gérer les dossiers d’alternance et les données sur les outils CFA.
• Participer à l’élaboration des calendriers des dossiers d’alternance et saisir les données.
• Accueillir et orienter les divers publics (étudiants, stagiaires, demandeurs d’emploi).

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Accueil des publics

Gestion du calendrier

Formation

Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent

Outils

Apogée

C@nditOnline

Ametys

eCandidat

Description du poste

REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITE

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

• Référence de l'offre : 20901
• Cadre de l'offre d'emploi Catégorie B
• Personnel non enseignant (BIATSS) BAP J - Gestion et Pilotage Corps TECH RF - TECHNICIEN DE RECH ET FORMATION Emploi-type REFERENS Technicien-ne en gestion administrative
• Date de publication Invalid Date
• Date souhaitée de prise de fonction 04/01/2027
• Localisation ou site du poste Boulogne (92774)
• Zone à Régime Restrictif Non
• Susceptible d’être vacant Non

RÉSUMÉ DU POSTE

Il/ elle organise et gère au quotidien des actions de formation continue et d’apprentissage. Il/ elle assure l’interface opérationnelle entre les stagiaires de la formation professionnelle continue, les équipes pédagogiques, les services de la faculté et de l’université, les employeurs et tiers financeurs. Il/Elle s’assure du bon déroulement du circuit administratif et financier des stagiaires dans le respect de la démarche qualité

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

L’Institut de Psychologie a été créé en 1920. Berceau de la psychologie française, il est historiquement le premier centre de formation universitaire pour les psychologues.

Depuis janvier 2020, l’UFR- Institut de Psychologie est membre de la Faculté Sociétés et Humanités de l’Université de Paris.

L’Institut accueille 4000 étudiants - de la licence au doctorat en psychologie - ainsi que des étudiants de L1-L2 en sciences humaines et sociales.

C’est l’un des rares lieux de formation et de recherche en France qui offre un tel éventail de formations ouvertes aux différentes sous- disciplines et aux nombreux métiers de la psychologie : psychologie cognitive expérimentale, psychologie du développement de l’enfant et de l’adolescent, psychopathologie intégrative, psychopathologie clinique psychanalytique, psychophysiologie et neurosciences, neuropsychologie, psychologie de la santé, psychologie gérontologique, psychologie du travail et ergonomie, psychologie sociale et environnementale, économie et psychologie.

Ainsi, les étudiants peuvent se familiariser avec les orientations théoriques principales qui animent la psychologie contemporaine puis se spécialiser au fil du cursus.

L’offre de formation de l’Institut de Psychologie comprend une licence de psychologie généraliste, une licence professionnelle spécialisée dans l’accompagnement des personnes avec autisme, 5 mentions de masters regroupant 16 parcours de masters de psychologie ainsi qu’un master en Création artistique & Art-Thérapie. L’Institut propose également une offre de formation très variée tout au long de la vie (10 DU & DIU) et participe à la formation des psychologues de l’Education nationale (Centre de formation PsyEN).

Depuis sa création, l’Institut de Psychologie s’illustre par la qualité de son offre de formation et de sa recherche grâce à une équipe pédagogique très impliquée dans la pédagogie innovante et au dynamisme de ses laboratoires aux projets novateurs.

L’Institut de Psychologie abrite la Bibliothèque Henri Piéron, unique en France, pour la richesse de ses collections et de son fonds documentaire et qui a obtenu le label CoLLEX.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Gestion et suivi administratif des activités du service

• Gérer administrativement des actions de formation continue en lien avec les responsables pédagogiques
• Instruire les dossiers de candidature
• Assurer la contractualisation ou le conventionnement en vérifiant la conformité administrative et financière des données
• Transmettre les éléments nécessaires à la facturation, établir les devis
• Assurer le suivi des stagiaires (attestations de présence, certificats de réalisation)
• Gérer les dossiers d’alternance et saisir les données sur les outils des CFA
• Participer à l'élaboration des calendriers des dossiers d'alternance, et saisir les données
• Assurer le suivi pédagogique des inscrits, documents d'émargements et livrets d’apprentis, transmettre les attestations, suivre et déclarer la présence des stagiaires avec les partenaires
• Gestion sur Apogée : modélisation, réalisation des inscriptions administratives
• Renseigner les bases de données et les tableaux de bords Accueil des publics
• Accueillir, informer et orienter les divers publics (étudiants en apprentissage, stagiaires de la formation professionnelle, demandeurs d’emploi…)
• Recevoir, filtrer et gérer les informations écrites et orales
• Répondre aux demandes d’informations internes et externes Participer à la démarche qualité
• Appliquer la démarche qualité de l'établissement
• Traiter les insatisfactions et les réclamations des stagiaires
• Assurer le traitement des dysfonctionnements rencontrés

Communication - Diffusion de l'information

• Participer à l'organisation de salons, journées portes ouvertes, évènements ou manifestations (suivi logistique, envoi des convocations, diffusion des informations…)
• Communiquer les informations utiles auprès des stagiaires, les enseignants et services concernés
• Participer au référencement de l'offre de formation sur différents sites et outils

Encadrement Non

Conditions particulières d'exercice Pics d'activités nécessitant la présence sur site

Connaissances

Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique

Dispositifs de Formation Continue et Apprentissage (connaissance générale et règlementation) Maîtrise du Pack Office

La connaissance des logiciels Apogée, C@nditOnline, Ametys, eCandidat serait un plus

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

• Gestion de son calendrier et ses activités
• Savoir accueillir et informer différents publics
• Enregistrer et classer des documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte

Savoir-être - Compétences comportementales

• Travailler en équipe
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Sens relationnel

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent