Gestionnaire au bureau des inscriptions

Univ Paris8; France; Hybrid; EUR 21,000 - 32,000; Full time

Job summary

L’Univ Paris8 recherche un agent d’accueil et d’information pour accueillir les usagers et assurer la gestion du courrier et des échanges électroniques.

Vous prendrez en charge l’inscription administrative des étudiants, le contrôle des pièces justificatives et la saisie dans l’application Pegase, avec vérification des dossiers.

Ce poste implique une forte activité pendant la période d’inscription et l’encadrement des vacataires, en veillant au respect des procédures et à la qualité du service.

Qualifications

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université.
• Maîtrise des règles de scolarité.
• Maîtrise des logiciels Word et Excel.
• Sens de l’accueil et travail en équipe.
• Rigueur et méthode dans les procédures administratives.

Responsibilities

• Accueillir et informer les usagers (étudiants, enseignants, personnels).
• Gérer l’accueil téléphonique, le courrier postal et électronique.
• Réception et traitement du courrier interne et externe.
• Inscription administrative des étudiants.
• Saisir les inscriptions dans Pegase et vérifier les pièces justificatives.
• Relancer les étudiants en attente de paiement.
• Préparer les certificats d’inscription et les attestations.
• Classeur et archivage des dossiers, veiller au respect des procédures.

Skills

Connaissance de l’organisation et du f

Connaître les règles de scolarité

Maîtrise des logiciels Word et Excel

Savoir travailler en équipe, informer

Sens de l'accueil

Rigueur et méthode

Tools

Pegase

Job description

Missions du poste

• Accueil et information des usagers (étudiants, enseignants, personnels de l’université…)
• Accueil téléphonique, gestion du courrier postal et électronique
• Réception et traitement du courrier interne et externe
• Inscription administrative des étudiants

Activités principales

• Contrôle des pièces justificatives originales
• Validation des pièces justificatives numérisées par les étudiants au regard des pièces justificatives originales présentées (Formulaires d’admission, Formulaire d’équivalence, Fiche de transfert «arrivée»)
• Contrôle des éléments saisis par les étudiants lors de la phase d’inscription administrative en ligne
• Saisie des inscriptions administratives dans l’application Pégase en contrôlant l’autorisation d’inscription (admission, paiement des années antérieures en règle…)
• Remise des certificats de scolarité (situation particulières, panne applications scolarité, etc)
• Remise des cartes étudiants
• Délivrance d’attestations d’inscription
• Contrôle a posteriori de la saisie des inscriptions administratives dans Pégase, notamment pour la remontée SISE
• Relance des étudiants en attente de paiement
• Gestion des demandes de transferts «départ» : vérification des dossiers des étudiants et envoi de leur dossier universitaire à l’établissement d’accueil
• Mise à jour des formulaires et notices administratives relatives aux procédures administratives du bureau
• Participation à l’écriture des procédures administratives
• Participation à la préparation et à l’organisation de la campagne d’inscription administrative (forte activité de juillet à septembre)
• Participation à la formation et à l’encadrement des vacataires (15 en juillet, 34 en septembre et 5 en octobre)
• Répondre aux demandes d’information et aux questions posées par les étudiants, notamment via l’application de messagerie «Assistance étudiants»
• Classement et archivage des différents dossiers d’inscription
• Activités diverses: participation à des projets de service, polyvalence au sein de la scolarité centrale si besoin.

Contrainte spécifique: fort accroissement d’activité en période d’inscription de juillet à décembre

Compétences

• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université
• Connaître les règles de scolarité
• Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel,)
• Savoir travailler en équipe, informer et rendre compte
• Avoir le sens de l'accueil
• Être rigoureux et méthodique