Gestionnaire de scolarité (F/H) - UFR SJEPG

Université de Franche-Comté; Besançon; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Université Marie et Louis Pasteur recherche un adjoint en gestion de la formation et de la scolarité pour assurer la gestion administrative et logistique des parcours de formation, en présence ou à distance, du recrutement à la diffusion des résultats.

Le candidat assure les actes administratifs courants et collabore étroitement avec les équipes pédagogiques pour garantir le bon déroulement du parcours des étudiants et le respect des procédures.

Qualifications

• Maîtrise des procédures administratives et des échanges avec les services
• Capacité à organiser et prioriser les tâches en environnement pédagogique
• Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle
• Aptitude à travailler avec différents publics et à utiliser des logiciels spécifiques à la scolarité

Responsibilities

• Accueillir et orienter les apprenants dans leurs démarches administratives liées à la scolarité
• Récolter, vérifier et saisir des données dans les applications de scolarité
• Réaliser les inscriptions administratives, financières et pédagogiques
• Suivre les candidatures et diffuser les résultats d’admission
• Organiser les examens et préparer le matériel nécessaire
• Gérer les documents liés aux jurys et aux résultats
• Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l’année
• Envoyer les relevés de notes et attestations de réussite
• Participer au fonctionnement du service en période de forte activité
• Mettre en forme, classer et archiver les documents administratifs

Skills

Relationnel

Adaptabilité

Accueil & Orientation

Organisation

Travail en équipe

Maîtrise des procédures

Rigueur & Fiabilité

Job description

Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l’Université Marie et Louis Pasteur !

Définition de la fonction

L’adjoint en gestion de la formation et de la scolarité a pour mission la gestion administrative et logistique d’un ou plusieurs parcours de formations (initiales ou continues, en présentiel ou en distanciel) de la préparation du recrutement à la diffusion des résultats d’admission.

Il assure des actes administratifs courants et des opérations de gestion relatifs au parcours de l’étudiant, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur.

Garant du bon déroulement administratif du parcours de formation de l’apprenant, il sera l’interlocuteur de proximité et travaillera en collaboration étroite avec les équipes pédagogiques.

Activité 1 : Gestion administrative et logistique de la formation et de la scolarité

• Accueillir, informer et guider les apprenants dans leurs démarches administratives liées à la scolarité
• Récolter, vérifier, saisir et mettre à jour des données dans les applications de scolarité
• Réaliser le processus des inscriptions administratives, financières et pédagogiques
• Suivre et gérer les candidatures; diffuser les résultats d’admission
• Organiser sur les plans administratifs et logistiques les examens liés au parcours de formation: préparer matériellement les sessions d’examens (convocations, listes d’émargement, salles, contrôle d’identité à l’entrée des salles d’examens,...), traitement des QCM
• Assurer la gestion administrative des jurys (préparation des documents, saisie des résultats)
• Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l’année (absences, publics spécifiques, en situation de handicap, aménagements)
• Vérifier et délivrer les attestations de réussite et diplômes (en lien avec le BES)
• Envoi des relevés de notes

Activité 2 : Appui au fonctionnement du service

• Participer à la continuité de service en période de forte activité
• Mettre en forme des documents administratifs (courriers, attestations, certificats); les classer et archiver conformément à la réglementation
• Appliquer les procédures et consignes transmises

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

La date de contrat est fixée du 01/03/2027 au 31/08/2027 uniquement pour les contractuels.

Pour les titulaires, la prise de poste est fixée au 1er mars 2027.

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences opérationnelles

• Avoir un bon relationnel et savoir s’adapter à différents publics; savoir les accueillir et les orienter
• Appliquer des procédures administratives
• Saisir et contrôler des données
• Faire preuve d’organisation et savoir prioriser
• Savoir recueillir et transmettre des informations
• Savoir travailler en équipe
• Etre en capacité de s’approprier rapidement de nouveaux logiciels spécifiques au domaine

Connaissances

• Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Connaitre la règlementation relative à la formation et à la scolarité (accès, candidatures, inscriptions, examens, bourses, stages, jurys, etc.)
• Savoir utiliser les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité
• Connaitre les outils de bureautique, les technologies d’information et de communication

Compétences comportementales

• Sens relationnel et diplomatie
• Être dynamique et réactif
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de la confidentialité / discrétion professionnelle
• Capacités d’anticipation