Adjoint au responsable administratif et financier H/F - titulaire/contractuel.le

Univ Paris8; France; Hybride; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Univ Paris8 recherche un agent administratif polyvalent pour la gestion des dossiers enseignants et la coordination avec le RAF. Vous accueillerez et informerez les enseignants-chercheurs et chargés de cours, suivrez les plans de service et les dossiers administratifs, et contribuerez à la constitution de dossiers de candidature.

Vous serez en interface avec la logistique et le patrimoine, gérerez les appels et le courrier, mettrez à jour les annuaires et contribuerez au pilotage budgétaire.

Qualifications

• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement
• Capacité à travailler en multi-interlocuteurs et à coordonner des actions
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives publiques

Responsabilités

• Gérer les dossiers administratifs des enseignants-chercheurs et chargés de cours
• Suivre les plans de service et les autorisations associées
• Gérer les achats et les fournitures ( OS Ticket, devis, livraisons)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et la circulation de l’information
• Mettre à jour l’annuaire et le site/signalétique de l’UFR
• Contribuer au pilotage budgétaire et à l’archivage des pièces justificatives
• Interface entre la logistique et le patrimoine
• Appuyer les secrétariats lors des périodes d’activité accrue

Connaissances

Organisation

Rigueur

Méthode

Travail en équipe

Outils

Bureautique

OSE

GFC

Description du poste

Gestion des dossiers enseignants, en collaboration avec le RAF:

• Accueil et information des enseignants-chercheurs et des chargés de cours


• Contrôle et suivi des plans de service des enseignants-chercheurs, titulaires et non titulaires


• Contrôle et suivi des dossiers administratifs des chargés de cours et des conférenciers en relation avec la DIPEFAS


• Accompagnement des chargés de cours dans la constitution de leur dossier de candidature


• Édition du dossier pédagogique de l’intervenant puis suivi des signatures


• Suivi des demandes d’autorisation de cumuls, des ordres de mission et des autorisations d’absence


• Établissement des déclarations d’heures pour les enseignants titulaires et non titulaires


• Établissement des états d’heures pour les intervenants extérieurs


• Archivage des documents administratifs

Gestion financière, en liaison avec et sous l’autorité du RAF:

• Suivi de la consommation des heures complémentaires


• Se procurer des devis auprès des fournisseurs, établissement de devis en ligne


• Saisie des demandes d’achat sous OS Ticket, suivi des livraisons et attestation de service fait


• Gestion des stocks pour les fournitures administratives et pédagogiques


• Suivi des conventions de partenariat pédagogique


• Participation au suivi de l’exécution budgétaire


• Classement et archivage des pièces justificatives

Interface logistique et patrimoine:

• Assurer l’interface entre la Direction de la logistique (service courrier, manutention, gestion des clés, serrurerie) et la Direction du Patrimoine (demandes de travaux d’entretien ou de dépannage)

Appui au pilotage:

• Mise à jour du site internet de la composante


• Mise à jour de l’annuaire des enseignants en début d’année universitaire


• Mise à jour de la signalétique au sein de l’UFR


• Gestion du courrier


• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes


• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les autres services et les partenaires extérieurs


• Participation à l’enquête ministérielle relative aux stages des licences et masters


• Appui à la gestion des réservations de salles pour les enseignements, réunions et évènements de l’UFR

Appui au Référent Handicap:

• Suivi des plans d’accompagnement des étudiants en situation de handicap


• Organisation des examens des étudiants en situation de handicap en lien avec le Service Accueil Handicap

Activités annexes:

• Appui aux secrétariats pendant les périodes d’intense activité, notamment lors des campagnes de candidature

Savoirs sur l’environnement professionnel

• Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement

Savoir-faire opérationnels

• Maîtriser les logiciels de bureautique est indispensable. La maîtrise des logiciels de gestion des intervenants enseignants (OSE) ou de gestion des commandes/dépenses (GFC) serait un plus apprécié


• Connaître la gestion budgétaire et la comptabilité publique


• Planifier son activité


• Savoir anticiper


• Savoir informer et rendre compte


• Qualités rédactionnelles

Savoir être

• Faire preuve de capacité d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode


• Savoir travailler en équipe et en autonomie


• Proactivité: aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs


• Savoir alerter son supérieur hiérarchique