Adjoint au responsable administratif et financier H/F - titulaire/contractuel.le

La Gazette des Communes; Saint-Denis; Vor Ort; EUR 30.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

La Gazette des Communes recherche un(e) agent administratif(ve) pour accompagner la gestion des dossiers enseignants et des services liés.

Vous assurerez l'accueil, le suivi des plans de service, et la coordination entre les services administratifs et pédagogiques.

Qualifikationen

• Maîtriser les logiciels de bureautique est indispensable.
• Connaissance de la gestion budgétaire et de la comptabilité publique.
• Capacité à planifier son activité et à anticiper.
• Qualités rédactionnelles développées.
• Savoir informer et rendre compte aux interlocuteurs.
• Esprit proactif et travail en équipe.

Aufgaben

• Accueil et information des enseignants-chercheurs et des chargés de cours.
• Contrôle et suivi des plans de service et des dossiers administratifs.
• Édition et suivi des dossiers pédagogiques et signatures.
• Gestion des demandes d'autorisation de cumuls et des ordres de mission.
• Établissement des déclarations d'heures et suivi des réservations de salles.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.

Kenntnisse

Maîtrise bureautique

Gestion budgétaire

Planification

Rigueur

Proactivité

Qualités rédactionnelles

Tools

OSE

GFC

OS Ticket

Jobbeschreibung

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques Chiffres

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Gestion des dossiers enseignants, en collaboration avec le RAF :

• Accueil et information des enseignants-chercheurs et des chargés de cours
• Contrôle et suivi des plans de service des enseignants-chercheurs, titulaires et non titulaires
• Contrôle et suivi des dossiers administratifs des chargés de cours et des conférenciers en relation avec la DIPEFAS
• Accompagnement des chargés de cours dans la constitution de leur dossier de candidature
• Édition du dossier pédagogique de l'intervenant puis suivi des signatures
• Suivi des demandes d'autorisation de cumuls, des ordres de mission et des autorisations d'absence
• Établissement des déclarations d'heures pour les enseignants titulaires et non titulaires
• Établissement des états d'heures pour les intervenants extérieurs
• Archivage des documents administratifs

Gestion financière, en liaison avec et sous l'autorité du RAF :

• Suivi de la consommation des heures complémentaires
• Se procurer des devis auprès des fournisseurs, établissement de devis en ligne
• Saisie des demandes d'achat sous OS Ticket, suivi des livraisons et attestation de service fait
• Gestion des stocks pour les fournitures administratives et pédagogiques
• Suivi des conventions de partenariat pédagogique
• Participation au suivi de l'exécution budgétaire
• Classement et archivage des pièces justificatives

Interface Logistique Et Patrimoine

• Assurer l'interface entre la Direction de la logistique (service courrier, manutention, gestion des clés, serrurerie) et la Direction du Patrimoine (demandes de travaux d'entretien ou de dépannage)

Appui Au Pilotage

• Mise à jour du site internet de la composante
• Mise à jour de l'annuaire des enseignants en début d'année universitaire
• Mise à jour de la signalétique au sein de l'UFR
• Gestion du courrier
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les autres services et les partenaires extérieurs
• Participation à l'enquête ministérielle relative aux stages des licences et masters
• Appui à la gestion des réservations de salles pour les enseignements, réunions et évènements de l'UFR

Appui Au Référent Handicap

• Suivi des plans d'accompagnement des étudiants en situation de handicap
• Organisation des examens des étudiants en situation de handicap en lien avec le Service Accueil Handicap

Activités Annexes

• Appui aux secrétariats pendant les périodes d'intense activité, notamment lors des campagnes de candidature, Savoirs sur l'environnement professionnel
• Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement

Savoir-faire opérationnels

• Maîtriser les logiciels de bureautique est indispensable. La maîtrise des logiciels de gestion des intervenants enseignants (OSE) ou de gestion des commandes/dépenses (GFC) serait un plus apprécié
• Connaître la gestion budgétaire et la comptabilité publique
• Planifier son activité
• Savoir anticiper
• Savoir informer et rendre compte
• Qualités rédactionnelles

Savoir être

• Faire preuve de capacité d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Proactivité : aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs
• Savoir alerter son supérieur hiérarchique