Gestionnaire de scolarité pédagogique F/H

Université Savoie Mont Blanc - UFR Lettres, Langues et Sciences Humaines - LLSH; Jacob-Bellecombette; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Job summary

Université Savoie Mont Blanc - UFR Lettres, Langues et Sciences Humaines recherche un(e) agent(e) administratif(ive) pour assurer les actes administratifs et la gestion courante de la scolarité pédagogique.

Vous recueillez, traitez et facilitez l’information nécessaire, orientez les étudiants et les enseignants, et veillez au respect des règles et procédures du domaine.

Qualifications

• Expériences en gestion administrative et en scolarité souhaitées
• Expérience dans la fonction publique ou en université appréciée

Responsibilities

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiants et orienter les intervenants extérieurs
• Saisir et mettre à jour les bases de données (notes, emplois du temps, relevés, examens)
• Organiser la scolarité pédagogique des étudiants avec les équipes pédagogiques
• Préparer les examens et les jurys
• Garantir la fiabilité des procédures et l’application de la réglementation

Skills

Bureautique

Excel

Gestion administrative

Rédaction

Archivage

Communication

Tools

Word

Excel

Outils de gestion

Job description

I/ AFFECTATION :

La scolarité pédagogique de l’UFR Lettres, Langues et Sciences Humaines gère environ 3200 étudiants répartis dans sept départements (Communication et Hypermédia, Histoire, Lettres, LEA, LLCER, Psychologie, Sociologie). Le service de scolarité se compose de 15 personnes.

II/ MISSIONS

La personne recrutée exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité pédagogique. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement du service de scolarité. Elle informe et oriente dans leurs démarches les étudiants et les enseignants. Elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures du domaine de la scolarité.

III/ ACTIVITES

Activités principales :

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et l’orientation des étudiants, des intervenants extérieurs
• Saisir et mettre à jour les bases de données (saisie des notes, des emplois du temps, édition des relevés, placement des examens…)
• Organiser la scolarité pédagogique des étudiants avec les équipes pédagogiques
• Préparer les examens et les jurys
• Garantir la fiabilité des procédures et l’application de la réglementation

I/ COMPETENCES

Savoirs (connaissances générales):

• Enseignement supérieur et fonctionnement
• Université et environnement
• Techniques de gestion administrative
• Techniques et règles de classement et d’archivage
• Techniques de communication orale ou écrite

Savoir-faire:

• Pratiquer couramment la bureautique (word, Excel) et les outils appliqués à la gestion (formations dispensées par l’université)
• Mettre en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer et transmettre des informations spécifiques au domaine
• Rendre compte
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Travailler dans des délais contraints
• Rédiger un courrier, un courriel, des documents

Savoir-être:

• Aptitude au travail en équipe
• Organisation, gestion du temps et disponibilité
• Sens du relationnel et de l’accueil (réserve, neutralité, égalité, continuité, écoute, courtoisie, maîtrise de soi)
• Adaptabilité et polyvalence
• Rigueur, fiabilité, réactivité
• Autonomie
• Discrétion, diplomatie

Formation(s) et expérience(s) professionnelles :

• Expériences en gestion administrative et en scolarité souhaitées
• Expérience dans la fonction publique ou en université appréciée

  II/CONDITIONS D’EMPLOI

  • Recrutement sur poste vacant
  • Titulaire fonctionnaire de catégorie C selon conditions statutaires et indemnitaire propre à l’USMB
  • Contractuel: traitement brut mensuel : 1867,02 € (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1)
  • Droit annuel à congés: Pour les titulaires: 3,75 jours par mois (45 jours par an + RTT selon organisation du travail) / pour les contractuels vu CDD inférieur à 10 mois : 2,5 jours par mois
  • Temps de travail: Pour les titulaires: plusieurs modalités d’organisation / pour les contractuels vu CDD inférieur à 10 mois : 35 heures hebdomadaires
  • Télétravail possible
  • Adhésion obligatoire au contrat collectif de complémentaire santé sauf dispense et adhésion facultative au régime de prévoyance
  • Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
  • Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université et à la mobilité internationale

  III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

  Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter [e-mail]

  Les premières auditions se dérouleront le: jeudi 3 décembre 2026